Arbetsgivarguiden
Här finns stöd för dig som är arbetsgivare inom det statliga avtalsområdet.
Enskilda överenskommelser
Enskilda överenskommelser gör det möjligt att anpassa villkor och förmåner på ett sätt som passar både en enskild arbetstagare och verksamheten. Dessa överenskommelser kan till exempel gälla arbetstider, övertidsersättning, semestervillkor eller pensionsavsättningar och syftar till att behålla och utveckla kompetens inom organisationen.
Att kunna utveckla och behålla den kompetens som verksamheten behöver är viktigt. Ökad rörlighet på arbetsmarknaden ställer krav på attraktiva arbetsplatser och anställningsvillkor.
Ett sätt att möta detta är att erbjuda och styra med stöd av flexibla och individanpassade lösningar. Mot den bakgrunden är de kollektivavtalade möjligheterna till enskilda överenskommelser en väg till mer individualiserade villkor.
Alla enskilda överenskommelser måste fungera för verksamheten och stödja dess behov och mål. Varje överenskommelse behöver föregås av en dialog där både arbetstagarens önskemål och arbetsgivarens ansvar för helheten beaktas.
Nedan beskrivs enskilda överenskommelser i den situation där arbetsgivaren och en enskild arbetstagare skriftligen blir överens om att utifrån ett individuellt perspektiv – enskilt – avvika från en bestämmelse i ett kollektivavtal. Den individuella överenskommelsen gäller därmed just för denna enskilda arbetstagare.
En möjlighet, inte en rättighet
- Enskilda överenskommelser är en möjlighet och inte en rättighet. Arbetsgivaren prövar i varje enskilt fall om denne vill ingå eller avstå från att ingå en enskild överenskommelse.
- Arbetsgivaren prövar varje överenskommelse individuellt, även när en arbetstagare vill byta en förmån mot en annan som exempelvis lön mot fler semesterdagar.
- Det kan finnas skäl till att en föreslagen överenskommelse inte är lämplig, både ur ett individ- och verksamhetsperspektiv.
Växling eller inte växling
Du som arbetsgivare behöver också ta ställning till om en överenskommelse ska bygga på en villkorsväxling eller en överenskommelse utan växling.
Med en villkorsväxling menas att värdet av ett villkor, till exempel en eller flera semesterdagar byts mot ett annat villkor som till exempel högre lön eller extra pensionsavsättning. Det är viktigt att tydligt ange värdet av det växlade villkoret i den enskilda överenskommelsen. När en överenskommelse upphör/sägs upp ska värdet kunna återgå.
En överenskommelse utan växling kan exempelvis omfatta antalet semesterdagar. När en överenskommelse utan växling upphör går inget värde tillbaka till arbetstagaren. Arbetstagaren har i denna situation inte avstått något utan bara erhållit en extra förmån varför det inte finns något att återföra. Det är ändå även här viktigt att värdet i överenskommelsen tydligt framgår.
Likheter och skillnader i avtalen
Bestämmelserna om enskilda överenskommelser återfinns huvudsakligen i villkorsavtalen och affärsverksavtalen samt i PA 16. Arbetsgivarverkets avtal med OFR/S,P,O, Saco-S och Seko innehåller i stort sett likalydande bestämmelser om möjligheten till enskilda överenskommelser. Förutsättningarna för enskilda överenskommelser skiljer sig dock åt mellan villkorsavtalen och affärsverksavtalen, vilket framgår i det följande.
Vad kan en enskild överenskommelse omfatta?
Enskilda överenskommelser kan vara ett verktyg för att skapa flexibilitet, men varje överenskommelse behöver prövas noggrant och vägas mot verksamhetens behov.
Exempel på enskilda överenskommelser enligt villkorsavtalen och PA 16
Nedan ges exempel på områden där sådana överenskommelser kan göras med stöd av villkorsavtalen, samt vad de kan omfatta i det enskilda fallet. Enskilda överenskommelser kan även tecknas enligt PA 16, vilket framgår i tabellen.
Överenskommelse kan träffas om när och hur arbetstiden är förlagd under arbetsdagen eller arbetsveckan, för att bättre passa både verksamhetens behov och den anställdas önskemål.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 4 kap. 16 § villkorsavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan ingå en överenskommelse om att tillämpa förtroendearbetstid för arbetstagaren.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 4 kap. 16 § villkorsavtalen
Överenskommelse kan träffas om att en arbetstagare kan arbeta mer övertid än vad som normalt är tillåtet under vissa perioder, för att möta tillfälliga arbetstoppar eller särskilda projektbehov.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 4 kap. 19 § villkorsavtalen
Överenskommelse kan göras om hur kompensation för utförd övertid ska hanteras.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 4 kap. 23 § villkorsavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om längden på semestern, det kan till exempel innebära att arbetstagaren växlar lön mot extra semesterdagar eller växlar semesterdagar mot högre lön. Möjlighet finns även att komma överens om extra semesterdagar utan växling och även när under året semestern ska tas ut.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 5 kap. 17 § villkorsavtalen
Överenskommelser kan också inkludera flexibilitet för att ta semester i delar av dagar.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 5 kap. 17 § villkorsavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan teckna en enskild överenskommelse om att växla semestertillägget mot tre lediga dagar.
Viktiga punkter:
- Överenskommelsen gäller ett helt semesterår och ger alltid tre lediga dagar, oavsett antalet semesterdagar arbetstagaren har rätt till.
- Semestertillägg som baseras på rörliga lönetillägg omfattas inte av växlingen.
- Överenskommelsen gäller för ett år och ska tecknas senast 1 december året innan semesteråret börjar.
Förutsättningar för växling mot tre lediga dagar
För att en enskild överenskommelse om växling mot tre lediga dagar ska kunna tecknas krävs att:
- arbetsgivaren bedömer att det av verksamhetsskäl är möjligt att förlägga sådan ledighet under det semesterår som växlingen avser
- arbetstagaren inte har fler än fem sparade semesterdagar vid ingången av det semesterår som växlingen avser
- arbetstagaren inte har någon inplanerad längre frånvaro under semesteråret
- arbetstagaren inte har en annan enskild överenskommelse om växling av semesterdagar.
Arbetstagare med tidsbegränsade anställningar omfattas endast i de fall anställningen sträcker sig över hela det semesterår som växlingen avser.
Förläggning och uttag av de tre lediga dagarna
- De tre lediga dagarna ska tas ut som ledighet under det semesterår som växlingen avser och kan inte sparas till kommande år.
- Dagarna är inte att betrakta som semesterdagar.
- Dagarna kan tas ut först efter att innevarande års samtliga semesterdagar har tagits ut.
- Arbetstagarens önskemål om förläggning av dagarna ska tillgodoses om de är förenliga med verksamhetens krav.
Förändrade förutsättningar under semesteråret
Om det på grund av särskilda skäl inte är möjligt för arbetstagaren att ta ut en eller flera av de lediga dagarna, sker utbetalning motsvarande 4,6 procent av den fasta lönen per dag som inte har tagits ut i ledighet.
- Vid en sammanhängande frånvaro i upp till en månad kvarstår överenskommelsen.
- Vid en längre sammanhängande frånvaro än en månad faller överenskommelsen och reglering ska ske genom att dagarna växlas tillbaka till semestertillägg, alternativt kan en löneskuld uppstå.
- Om en arbetstagare slutar innan semesterårets utgång faller överenskommelsen.
Reglering ska ske av uttagen ledighet i proportion till den semestergrundande anställningstiden. I de fall arbetstagaren har tagit ut för många lediga dagar i förhållande till den semestergrundande anställningstiden ska en återbetalning ske till arbetsgivaren.
Om arbetstagaren inte tagit ut de lediga dagarna i förhållande till den semestergrundande anställningstiden sker en utbetalning av intjänat semestertillägg
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 5 kap. 18 § villkorsavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om extra pensionsavsättning, det kan innebära att arbetstagaren växlar till exempel lön eller semester mot extra pensionsavsättning.
Möjlighet finns även att komma överens om att arbetsgivaren ska göra extra avsättningar till arbetstagarens pension, utöver det som normalt avsätts enligt gällande pensionsavtal.
För Saco-S finns möjlighet till enskild överenskommelse om extra pensionsavsättning till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 69 år och för OFR/S,P,O och Seko gäller 67 år (PA 16, Avd II). För arbetstagare som omfattas av PA 16, Avd I gäller 69 år för samtliga.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: Avdelning I 4 kap. samt Avdelning II 3 kap. PA 16
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om en avvikande uppsägningstid.
För vem: Samtliga arbetstagare (ej anställda med fullmakt och konstitutorial)
Regleras i: 14 kap. 5 § villkorsavtalen
Exempel på enskilda överenskommelser enligt affärsverksavtalen och PA 16
Om ett affärsverksavtal gäller på arbetsplatsen ser förutsättningarna för enskilda överenskommelser delvis annorlunda ut jämfört med villkorsavtalen.
Här hittar du exempel på enskilda överenskommelser enligt affärsverksavtalen samt skillnaderna mellan de tre olika affärsverksavtalen. Enskilda överenskommelser kan även tecknas enligt PA 16, vilket också framgår nedan.
Arbetstagare som omfattas av Affärsverksavtal-T kan träffa en överenskommelse med arbetsgivaren om när och hur arbetstiden är förlagd under arbetsdagen eller arbetsveckan, för att bättre passa både verksamhetens behov och den anställdas önskemål.
För vem: Samtliga arbetstagare inom Affärsverksavtal-T
Regleras i: 6 § 3 mom. Affärsverksavtal-T
Arbetstagare som omfattas av Affärsverksavtal-T kan ingå en överenskommelse med arbetsgivaren om att tillämpa förtroendearbetstid för arbetstagaren.
För vem: Samtliga arbetstagare inom Affärsverksavtal-T
Regleras i: 6 § 3 mom. Affärsverksavtal-T
Överenskommelse kan träffas om att en arbetstagare kan arbeta mer övertid än vad som normalt är tillåtet under vissa perioder, för att möta tillfälliga arbetstoppar eller särskilda projektbehov.
För vem: Samtliga arbetstagare enligt Affärsverksavtal-T, chefer och kvalificerade handläggare enligt övriga affärsverksavtal.
Regleras i: 7 § 2 mom. affärsverksavtalen
Överenskommelse kan göras om annan kompensation för övertidsarbete.
För vem: samtliga arbetstagare enligt Affärsverksavtal-T, den som normalt äger rätt att själv bestämma över arbetstidens förläggning enligt övriga affärsverksavtal.
Regleras i: 7 § 5 mom. affärsverksavtalen
Överenskommelse kan träffas om annan beräkning eller omfattning av jour- och beredskapstjänstgöring.
För vem: Chefer och kvalificerade handläggare
Regleras i: 10 § 4 mom. affärsverksavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om längden på semestern, det kan till exempel innebära att arbetstagaren växlar lön mot extra semesterdagar eller växlar semesterdagar mot högre lön. Möjlighet finns även att komma överens om extra semesterdagar utan växling och även när under året semestern ska tas ut.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 11 § 2 mom. affärsverksavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan teckna en enskild överenskommelse om att växla semestertillägget mot tre lediga dagar.
Viktiga punkter:
- Överenskommelsen gäller ett helt semesterår och ger alltid tre lediga dagar, oavsett antalet semesterdagar arbetstagaren har rätt till.
- Semestertillägg som baseras på rörliga lönetillägg omfattas inte av växlingen.
- Överenskommelsen gäller för ett år och ska tecknas senast 1 december året innan semesteråret börjar.
Förutsättningar för växling mot tre lediga dagar
För att en enskild överenskommelse om växling mot tre lediga dagar ska kunna tecknas krävs att:
- arbetsgivaren bedömer att det av verksamhetsskäl är möjligt att förlägga sådan ledighet under det semesterår som växlingen avser
- arbetstagaren inte har fler än fem sparade semesterdagar vid ingången av det semesterår som växlingen avser
- arbetstagaren inte har någon inplanerad längre frånvaro under semesteråret
- arbetstagaren inte har en annan enskild överenskommelse om växling av semesterdagar.
Arbetstagare med tidsbegränsade anställningar omfattas endast i de fall anställningen sträcker sig över hela det semesterår som växlingen avser.
Förläggning och uttag av de tre lediga dagarna
- De tre lediga dagarna ska tas ut som ledighet under det semesterår som växlingen avser och kan inte sparas till kommande år.
- Dagarna är inte att betrakta som semesterdagar.
- Dagarna kan tas ut först efter att innevarande års samtliga semesterdagar har tagits ut.
- Arbetstagarens önskemål om förläggning av dagarna ska tillgodoses om de är förenliga med verksamhetens krav.
Förändrade förutsättningar under semesteråret
Om det på grund av särskilda skäl inte är möjligt för arbetstagaren att ta ut en eller flera av de lediga dagarna, sker utbetalning motsvarande 4,6 procent av den fasta lönen per dag som inte har tagits ut i ledighet.
- Vid en sammanhängande frånvaro i upp till en månad kvarstår överenskommelsen.
- Vid en längre sammanhängande frånvaro än en månad faller överenskommelsen och reglering ska ske genom att dagarna växlas tillbaka till semestertillägg, alternativt kan en löneskuld uppstå.
- Om en arbetstagare slutar innan semesterårets utgång faller överenskommelsen.
Reglering ska ske av uttagen ledighet i proportion till den semestergrundande anställningstiden. I de fall arbetstagaren har tagit ut för många lediga dagar i förhållande till den semestergrundande anställningstiden ska en återbetalning ske till arbetsgivaren.
Om arbetstagaren inte tagit ut de lediga dagarna i förhållande till den semestergrundande anställningstiden sker en utbetalning av intjänat semestertillägg.
För vem: Samtliga arbetstagare.
Regleras i: 11 § 14 mom. affärsverksavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om en avvikande uppsägningstid.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: 16 § 5 mom. affärsverksavtalen
Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om extra pensionsavsättning, det kan till exempel innebära att arbetstagaren växlar lön eller semester mot extra pensionsavsättning.
Möjlighet finns även att komma överens om att arbetsgivaren ska göra extra avsättningar till arbetstagarens pension, utöver det som normalt avsätts enligt gällande pensionsavtal.
För Saco-S finns möjlighet till enskild överenskommelse om extra pensionsavsättning till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 69 år och för OFR/S,P,O och Seko gäller 67 år (PA 16, Avd II). För arbetstagare som omfattas av PA 16, Avd I gäller 69 år för samtliga.
För vem: Samtliga arbetstagare
Regleras i: Avdelning I 4 kap. samt Avdelning II 3 kap. PA 16
Att tänka på vid enskilda överenskommelser
Genom att arbeta strategiskt med enskilda överenskommelser kan du skapa värde för både verksamheten och medarbetarna. När du använder enskilda överenskommelser behöver du:
- Erbjuda attraktiva villkor – erbjud villkor som både stärker verksamheten och uppskattas av medarbetarna.
- Planera och budgetera – säkerställ att löner, löneökningar och eventuella andra löneförmåner ryms inom utrymmet för arbetskraftskostnader.
- Dokumentera, följa upp och analysera – följ upp överenskommelserna så att de används som tänkt och ger önskad effekt.
- Känna till gällande avtal och regler – säkerställ att du har kunskap om kollektivavtal och att överenskommelserna följer dessa. Grunden för enskilda överenskommelser finns i 2 kap. 7 § i respektive villkorsavtal och i 1 a § i respektive affärsverksavtal. Regler om extra pensionsavsättning finns i 4 kap. Avdelning I respektive 3 kap. Avdelning II i PA 16.
- Påverkan på kostnader och ersättningar – En enskild överenskommelse som påverkar arbetstagarens lönenivå kan även få konsekvenser för arbetsgivarens kostnader, exempelvis för pension, samt för arbetstagarens ersättning enligt avtal och lag.
- Säkerställa systemstöd – kontrollera att lönesystemet kan hantera enskilda överenskommelser och ge en helhetsbild av villkoren. Det blir exempelvis viktigt när det gäller lönestatistik inför lönerevision eller lönekartläggning enligt diskrimineringslagen.
- Arbetsgivarsamverkan – Överväg samverkan med andra arbetsgivare inom det statliga avtalsområdet. Beakta om era ställningstaganden påverkar andra myndigheters kompetensförsörjning.
- Fastställa riktlinjer – för att säkerställa en konsekvent och saklig hantering bör riktlinjer tas fram för hur enskilda överenskommelser ska tillämpas i verksamheten. Dessa bör innehålla:
- Vilka enskilda överenskommelser som är möjliga att ingå på myndigheten.
- För enskilda överenskommelser som innebär en växling behöver värdet framgå, till exempel växling av lön till extra pensionsavsättning.
- Vad som gäller avseende giltighetstid och uppsägningsvillkor - en överenskommelse som löper tillsvidare behöver innehålla bestämmelser om hur den kan sägas upp.
- Hur överenskommelsen ska hanteras vid olika typer av frånvaro eller avslut av anställningen. En överenskommelse behöver kunna avslutas i de fall en oväntad längre frånvaro uppstår.
- Hur arbetstagarna ska informeras om konsekvenserna av att ingå enskild överenskommelse exempelvis i förhållande till olika gränsvärden i socialförsäkringssystemet.
- Hur oorganiserade arbetstagare ska hanteras. Arbetsgivaren ska lokalt, enligt kollektivavtalsförordningen, ta ställning till vilket kollektivavtal gruppen oorganiserade arbetstagare hos arbetsgivaren ska omfattas av. Genom det ställningstagandet ges också svaret på vilka möjligheter som finns att ingå enskild överenskommelse med en oorganiserad arbetstagare.
- Vilka chefer som har befogenhet att ingå enskilda överenskommelser.
- Informera arbetstagarorganisationen – innan överenskommelse träffas ska berörd lokal arbetstagarorganisation informeras.
Vad ska den enskilda överenskommelsen innehålla?
- Dokumentera skriftligt – varje enskild överenskommelse måste dokumenteras skriftligt och innehålla:
- Hur länge överenskommelsen gäller, en bestämd period eller tillsvidare? För sådan överenskommelse som avser växling av semestertillägg mot tre lediga dagar gäller att överenskommelsen tecknas för ett semesterår i taget.
- Hur överenskommelsen kan sägas upp/avslutas. Eventuell uppsägningstid.
- Vid växling av ett villkor mot ett annat villkor, behöver värdet av det växlade villkoret tydligt framgå. När en överenskommelse upphör eller sägs upp ska värdet kunna återgå.
Frågor och svar om enskilda överenskommelser
Vid växling av semesterdagar kan man ta stöd av det som framgår i 5 kap. villkorsavtalen respektive 11 § affärsverksavtalen.
För de som omfattas av villkorsavtalen kan beräkningen exempelvis utgå från 4,6 procent av den aktuella lönen samt semestertillägget på 0,49 procent. Det sammanlagda värdet uppgår därmed till 5,09 procent.
För de som omfattas av affärsverksavtalen kan beräkningen exempelvis baseras på 4,6 procent av lönen samt semestertillägget på 0,7 procent. Det sammanlagda värdet uppgår därmed till 5,3 procent.
Vid löneväxling bör arbetstagaren uppmärksammas på att det är lönen efter växlingen som ligger till grund för beräkning av förmåner som utgår från arbetsgivaren vid ledigheter, som till exempel semester, föräldraledighet och sjukledighet. Även lagstadgade socialförsäkringsförmåner kan påverkas om arbetstagarens lön understiger fastställda beloppsgränser.
Det är viktigt att komma ihåg att löneskatt inte är ett värde som den enskilde disponerar över och därför kan den mellanskillnaden inte vägas in i en enskild överenskommelse som bygger på växling av förmåner.