Frågor och svar om Arbetsmiljö och hemarbete

Arbetsgivarverket sammanställer löpande frågor och svar med arbetsrättslig information för statliga arbetsgivare med anledning av spridningen av coronavirus. Frågor och svar uppdateras löpande, datum anges efter varje fråga.

  • FRÅGA: I syfte att minska smittspridningen och belastningen på vården har regeringen gett de statliga myndigheterna i uppdrag att fram till den 15 september 2021 möjliggöra att så många anställda som möjligt kan arbeta hemifrån. Innebär det att all personal ska vara på åter på plats på kontoret den 16 september? (2021-06-01)

    SVAR: Hur återgången från hemarbete till arbete fysiskt på kontoret efter pandemin ska gå till är upp till varje myndighet att, utifrån verksamhetens förutsättningar och eventuella riktlinjer från Regeringen och Folkhälsomyndigheten, ta ställning till. Då återgång till arbete på arbetsplatsen sker efter långvarigt hemarbete på grund av pandemin, är det Arbetsgivarverkets uppfattning att fortsatt hemarbete under en period, för att möjliggöra en succesiv och välplanerad återgång, är möjlig utan att distansarbetsavtal upprätts.

  • FRÅGA: Är det någon skillnad på distansarbete och ”arbete hemifrån”? (2020-04-03)

    SVAR: Enligt det europeiska ramavtalet för distansarbete som implementerats genom kollektivavtal, Avtal om distansarbete, definieras distansarbete som ”ett sätt att organisera och/eller utföra arbete med användande av informationsteknik inom ramen för ett anställningsavtal eller anställningsförhållande, där arbete, som också kan utföras i arbetsgivarens lokaler regelbundet utförs utanför dessa lokaler”. Distansarbete är frivilligt och förutsätter överenskommelse med arbetstagaren.

    Mer information om distansarbete finns i Arbetsgivarguiden.

    Det är Arbetsgivarverkets uppfattning att arbete hemifrån, under rådande omständigheter, inte är att betrakta som distansarbete. Även om arbete hemifrån kan komma att pågå över tid, får situationen ändå anses som övergående. Arbetstagaren kanske i och för sig inte motsätter sig att arbeta hemifrån, men det är likväl arbetsgivaren som med utgångspunkt i Folkhälsomyndighetens föreskrift avgör om arbetstagarna ska utföra arbetet hemifrån. Det är alltså inte fråga om en sådan frivillig överenskommelse som distansarbete förutsätter. Frågor och svar som följer nedan avser således arbete hemifrån, men som inte utgör distansarbete i kollektivavtalets mening.

  • FRÅGA: Vi har arbetstagare som mår dåligt och känner sig isolerade av att jobba hemma. Hur ska vi hantera detta? (2020-04-27)

    SVAR: Som arbetsgivare finns ett arbetsmiljöansvar oavsett om arbetstagaren vistas på jobbet eller arbetar hemma. Kontinuerliga och regelbundna avstämningar med varje arbetstagare är en förutsättning för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö. Finns det arbetstagare som mår dåligt finns alternativet att vistas på kontoret för att upprätthålla rutiner i vardagen. Arbetsgivaren ska då säkerställa att arbetsmiljön på kontoret uppfyller de allmänna råden för arbetsplatser i Folkhälsomyndighetens föreskrift om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19.

    Läs mer på Partsrådets webbplats: Hur fånga tidigare tecken på stress när vi jobbar på distans

  • FRÅGA: Vilket arbetsmiljöansvar har arbetsgivaren för arbetstagare som utför arbete hemifrån? (2020-04-03)

    SVAR: De grundläggande reglerna på arbetsmiljöområdet gäller oavsett var arbetet utförs. Det innebär att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön även när arbetet utförs i hemmet. Enligt arbetsmiljölagstiftningen ska arbetsgivaren undersöka och bedöma risker för ohälsa och olycksfall i samverkan med skyddsombudet. Undersökningen kan ske genom att arbetsgivaren ställer frågor till arbetstagaren inför och löpande under perioder då arbetet utförs hemifrån.

    Arbetstagaren ska medverka i att skapa goda arbetsförhållanden och även själv ta ansvar, bland annat genom att uppmärksamma och rapportera risker. I de allmänna råden till 7 § AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete framhålls att det är särskilt viktigt att arbetstagaren har kunskaper om riskerna vid arbete på platser som arbetsgivaren inte kan bestämma över, till exempel vid hemarbete.

  • FRÅGA: Nästan alla arbetar hemifrån nu och det finns chefer som säger att de inte kan ansvara för arbetstagarnas arbetsmiljö i hemmet. Vad gäller? (2020-04-20)

    SVAR: Även om den högsta ledningen har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön, har man som chef det praktiska ansvaret för arbetsmiljöarbetet, om detta är delegerat från överordnad chef. Om en chef påtalar, muntligt eller skriftligt, att hen inte kan ta ansvar för att arbetstagare kan utföra sitt jobb hemifrån, utan risk för olycksfall eller ohälsa, är det viktigt att ta detta på allvar och undersöka vilken eller vilka förutsättningar som brister samt försöka bena ut varför ansvaret upplevs som svårt att bära. Upplever chefen att ansvaret är svårt i förhållande till alla eller till någon enskild arbetstagare? Är det olycksfall eller ohälsa som man befarar? Att som chef försöka "göra sig av med" ansvaret som sådant, för att det är svårt i allmänhet, är dock inte möjligt eftersom uppgiften ligger i rollen att vara chef.

    Om det ändå skulle bli aktuellt med returnering så ska förutsättningarna för detta framgå av delegeringen. Dessa förutsättningar brukar vara att man inte upplever att man har kompetens för uppgiften, inte fått utbildning i arbetsmiljöfrågor, inte har resurser för att kunna ta ansvaret eller inte har det mandat som krävs för att kunna fatta beslut i arbetsmiljöfrågor. En returnering ska ske skriftligt och är ett sätt att påtala för överordnad chef att det finns brister som behöver korrigeras. 

  • FRÅGA: Hur arbetsleder arbetsgivaren en arbetstagare som arbetar hemifrån? (2020-04-03)

    SVAR: Arbetstagare som utför arbete hemifrån, gör detta i kontinuerlig dialog med sin chef, gärna med dagliga avstämningar. Organisationer där arbete hemifrån är vanligt, har ofta policys eller överenskommelser om vilka tider arbetstagaren ska vara tillgänglig på och på vilket sätt, till exempel via telefon, Skype eller e-post.

    I rådande läge kan det vara bra att till exempel starta upp dagen med ett gemensamt enhetsmöte, då man tillsammans går igenom vad som ska utföras under dagen. Samtidigt finns det möjlighet att fånga upp hur den fysiska och psykosociala arbetsmiljön upplevs.

  • FRÅGA: Vilka arbetsverktyg ska arbetsgivaren tillhandahålla när arbetstagare arbetar hemifrån? (2020-04-03)

    SVAR: Arbetsgivaren behöver bidra med det som är nödvändigt för att arbetstagaren ska kunna fullgöra sitt arbete i en tillfredsställande arbetsmiljö. Detta gäller även när arbetet utförs hemifrån.

    Det är emellertid upp till varje arbetsgivare att utifrån sin verksamhet avgöra vad som är rimliga åtgärder för att arbetet ska kunna bedrivas hemifrån. Är omständigheterna sådana att det inte bedöms som skäligt att för en relativt begränsad period anpassa arbetsmiljön i arbetstagarens hem, får arbetet fortsätta att utföras i arbetsgivarens lokaler.

    Ett alternativ är att alternera mellan arbete i arbetsgivarens lokaler och arbete hemifrån för att skapa variation och undvika eventuella negativa effekter av arbete hemifrån, så att arbetsmiljön sammantaget kan anses tillfredsställande. En inte fullt ut ergonomiskt riktig arbetsmiljö i hemmet kan också kompenseras av att arbetstagarna uppmanas till att ofta ta pauser.

    Se också tidigare nyhet:
    Tänk på det här när du jobbar hemifrån

  • FRÅGA: Arbetet hemifrån pågår, utan en tydlig bortre gräns, och alltfler kräver att arbetsgivaren ska köra hem skärmar och stolar. En del medarbetare säger att det gör andra statlig myndigheter ”sedan länge”. Vad gäller? (2020-04-20)

    SVAR: Ju längre tiden går desto större krav kan arbetstagaren ställa på vad som kan anses vara en tillfredsställande arbetsmiljö. Samma anpassningar som chefen bedömt vara adekvata på arbetsplatsen kan alltså även behöva göras i hemmet om man bedömer att arbetet ska fortsätta att utföras därifrån.

    Oavsett var arbetet utförs innebär ansvaret att, utifrån arbetsuppgifterna och arbetstagarens fysiska och psykiska förutsättningar, möta varje individ. Detta förutsätter dialog som kan resultera i olika ställningstaganden. Någon kanske ska få sin stol levererad till hemmet, någon annan – som av hälsoskäl absolut inte bör vara på arbetsplatsen – ska få tillgång till ett höj- och sänkbart bord och en tredje ska bara arbeta delvis hemifrån eller inte alls hemifrån. Arbetsgivarens lokaler kan, oaktat läget, användas om det sker med förnuft; alla behöver inte vara där samtidigt, arbetstiderna kan anpassas så att arbetstagaren slipper rusningstrafik och man kan sprida ut de arbetstagare som är på arbetsplatsen på olika ställen i lokalerna.

    Det kan dock vara svårt för chefer att fatta olika beslut för olika arbetstagare. Då kan riktlinjer, stöd och råd från HR öka chefens förmåga att göra olika ställningstaganden och stå upp för dessa. Cheferna kan också behöva stöttning i hur de kan föra dialog med arbetstagarna om deras eget ansvar för arbetsmiljö, vikten av att regelbundet ta pauser, att röra på sig och ta digitala fikor med kollegor man saknar.

    Att olika myndigheter gör olika ligger helt i linje med den arbetsgivarpolitiska delegeringen som möjliggör att statliga arbetsgivare kan fatta olika beslut med utgångspunkt i verksamhetens behov och unika förutsättningar.

  • FRÅGA: Hur är en arbetstagare som arbetar hemifrån försäkrad? (2020-04-03)

    SVAR: En person som arbetar hemifrån och råkar ut för ett olycksfall kan vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Detta förutsätter dock att olycksfallet står i påtagligt och direkt samband med det arbete som utförs.

  • FRÅGA: Kan arbetsgivare ensidigt besluta att en arbetstagare ska arbeta hemifrån för att minska risken för smittspridning på arbetsplatsen? (2020-02-07)

    SVAR: Om arbetsgivaren bedömer att arbetstagaren bör vara hemma och det fungerar för verksamheten att utföra arbetet därifrån, så kan detta vara en lösning. I första hand bör arbetsgivaren i sådant träffa en överenskommelse om detta med arbetstagaren och först i andra hand arbetsleda arbetstagare att arbeta hemifrån. En sådan omplacering kan, om den är varaktig, vara en sådan ”viktigare förändring” som ska förhandlas före beslut enligt 11 § MBL.

    Är förändringen kortvarig, i syfte att minska smittspridning vid en pandemi, finns ingen förhandlingsskyldighet. Det är Arbetsgivarverkets uppfattning att detta gäller även när arbetsgivaren beslutar att arbetstagaren ska arbeta hemifrån. Arbetsgivarverket förespråkar likväl att arbetsgivaren och de lokala arbetstagarorganisationerna kommunicerar inför eller strax efter ett sådant beslut, både i enskilda fall och om det omfattar större grupper. Så kan också ske i samband med den riskbedömning som arbetsgivaren är skyldig att göra i samverkan med skyddsombud enligt arbetsmiljölagstiftningen.

    Lön utgår som vanligt eftersom arbetstagaren utför arbete.

  • FRÅGA: Ska tillbud och arbetsolyckor som är kopplade till covid-19 anmälas till Arbetsmiljöverket? (2021-02-24)

    SVAR: Enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen (AML) är arbetsgivaren skyldig att utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket anmäla dödsfall eller svårare personskada, skador som drabbat flera arbetstagare samtidigt och tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa.

    Då covid-19 utgör en allmänfarlig sjukdom omfattas tillbud, som rör denna smitta, av nyss nämnda anmälningsskyldighet. Anmälan till Arbetsmiljöverket ska göras då arbetstagaren i samband med verksamhetens och arbetsuppgifternas art exponerats för coronaviruset.

    Vid kännedom eller misstanke om exponering för viruset är det viktigt att först utreda händelsen för att bedöma om exponeringen skett i samband med arbetet. Konstateras det att sådan händelse skett, är det ett allvarligt tillbud som ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Vid osäkerhet är det bättre att anmäla än att låta bli.

    Anmälan om allvarligt tillbud ska också ske om arbetsgivaren i efterhand får kännedom om att arbetstagare har exponerats för coronaviruset i samband med arbetet.

    Risken att exponeras för viruset i en verksamhet kan vara olika för olika arbetstagare. Risken beror helt och hållet på vad arbetstagaren har för arbetsuppgifter. Det är arbetsgivaren som, utifrån riskbedömningen, bedömer hur stor risken för smitta är för arbetstagarna.

  • FRÅGA: På Arbetsmiljöverkets hemsida framgår att om en arbetstagare exponerats för coronaviruset i samband med arbetet i hemmet kan en anmäla till Arbetsmiljöverket behöva göras. Hur ska vi som arbetsgivare resonera? (2021-04-27)

    SVAR: I samband med arbetet i hemmet innebär att arbetsgivaren kan se att händelsen har en tydlig koppling till arbetet och dess olika arbetsmoment för att anmälan om allvarligt tillbud ska göras. Visar utredningen att arbetstagaren blivit smittad av familjemedlem eller på fritid så behöver ingen anmälan till Arbetsmiljöverket ske.

  • FRÅGA: När måste smittexponering dokumenteras? (2020-04-30)

    SVAR: Om arbetsgivaren bedömer att verksamhetens och arbetsuppgifternas art innebär exponering för smitta, ska arbetsgivaren dokumentera exponering för smittämnen i samband med tillbud, olyckor eller andra oönskade händelser enligt 11 § i AFS 2018:4 Smittrisker. 

    Mer information finns på Arbetsmiljöverkets webbpats: 
    Dokumentation och allvarligt tillbud vid exponering för det nya coronaviruset

Fler frågor och svar finns här:

Arbetsgivarverket informerar: Frågor och svar om coronaviruset (startsida)

 

Arbetsmiljöverket: Stöd i arbetsmiljöarbetet under coronapandemin

Arbetsmiljöverket har samlat information och stöd till arbetsgivare kring arbetsmiljöarbetet under covid-19-pandemin. Läs mer på Arbetsmiljöverkets webbplats:

Så kan ni minska smittspridning på jobbet

Stöd i arbetsmiljöarbetet under covid-19-pandemin

Kontakt

Har du ytterligare frågor kan du kontakta din rådgivare.