Arbetsgivardeklaration på individnivå

Sedan den 1 januari 2019 gäller nya regler för arbetsgivare som ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag till Skatteverket avseende sina anställda.

Arbetsgivarverket informerar nummer 1 2019

Innan årsskiftet gällde att arbetsgivaren redovisade lön och skatteavdrag i ett totalbelopp för samtliga anställda. De nya reglerna innebär att arbetsgivaren ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje anställd varje månad.

Enligt Skatteverket tillför de nya reglerna synlighet i skattesystemet. Möjligheterna att hitta personer som jobbar svart blir lättare när förutsättningarna för att hitta oredovisade inkomster förbättras. En fördel för de anställda är att de kan se vilka uppgifter som kommit in om dem till Skatteverket. På Mina Sidor kan den anställde se om arbetsgivaren har redovisat utbetald lön och om skatteavdrag har gjorts för den anställdes räkning.

För mycket utbetald lön och ett för stort skatteavdrag

De tidigare reglerna innebar att en arbetsgivare kunde korrigera ett för stort skatteavdrag i nästa arbetsgivardeklaration. Det går inte längre. Nu måste arbetsgivaren redovisa löneutbetalningar och skatteavdrag per anställd varje månad. Varje månad blir ett avslut i sig. Arbetsgivaren kan inte ändra redovisad och inbetald skatt och få tillbaka detta belopp från Skatteverket. Den avdragna skatten tillhör betalningsmottagaren. I och med att redovisning har skett till Skatteverket kan arbetsgivaren inte längre förfoga över skatteavdraget.

Det har visat sig att flera av Arbetsgivarverkets medlemmar har stött på problem med de nya reglerna. Hur kan en arbetsgivare som har gjort en för stor löneutbetalning och därmed också ett för stort skatteavdrag gå tillväga?

Krav på återbetalning från den anställde

Kan arbetsgivaren kräva att den anställde betalar tillbaka den felaktigt utbetalda lönen och det felaktigt betalda skattebeloppet? Som huvudregel gäller att arbetsgivaren har rätt att kräva tillbaka det som har betalats ut för mycket till den anställde, då en part inte kan grunda någon rätt till vad som utgivits till denne av misstag. Ett undantag från denna regel är om den anställde i god tro har tagit emot och förbrukat det felaktigt utbetalade beloppet. Med god tro avses att den anställde varken insett eller bort inse att betalningen var felaktig. Att beloppet ska vara förbrukat är emellertid ett krav som domstolarna inte förefaller lägga allt för stor vikt vid. Det kan tilläggas att en anställd som i god tro tagit emot för mycket i betalning oftast väljer att frivilligt återbetala beloppet.

Tillvägagångssätt

Under förutsättning att den anställde inte tagit emot det felaktiga beloppet i god tro så kan arbetsgivaren kräva det felaktigt utbetalda beloppet åter. Det finns flera olika alternativ för hur ett felaktigt betalt skattebelopp kan återföras till arbetsgivaren.

  • Arbetsgivaren kan minska löneutbetalningarna som följer efter den månad som den felaktiga löneutbetalningen och det felaktiga skatteavdraget gjordes. En sådan korrigering kan ske upp till tre månader efter att de felaktiga utbetalningarna gjordes. En överenskommelse med den anställde om hur korrigeringen ska gå till bör eftersträvas. Observera att om en arbetstagare har fått för hög lön på grund av ett räknefel i samband med löneutbetalningen så kan en sådan fordran inte korrigeras med en så kallad fri korrigering av lön, eftersom det inte är fråga om korrigering av preliminärt beräknad lön, förskott på lön eller löneavdrag enligt LOA.

  • Arbetsgivaren och den anställde kan komma överens om återbetalning och om hur den ska göras, till exempel genom en kontant återbetalning eller en frivillig kvittning mot framtida lön eller annan ersättning. Återbetalningen kan ske omgående och vid ett tillfälle. Den kan göras efter att den anställde deklarerat för aktuellt inkomstår och därefter fått återbetalning av överskjutande skatt. En återbetalning kan också ske genom en överenskommen återbetalningsplan avseende den tidsperiod som parterna tycker är lämpligast.

  • Om en överenskommelse inte kan träffas så kan arbetsgivaren ställa krav på den anställde att hon eller han betalar tillbaka det felaktigt utbetalade skatteavdraget. Ett sådant krav hanteras som en vanlig fordran.

Förtidsåterbetalning eller jämkning

Möjligheten för en anställd att få tillbaka skatt i förtid är mycket begränsad varför det främsta alternativet för den anställde att få tillbaka på skatten torde vara att begära jämkning hos Skatteverket.

Mer information

För ytterligare information om innehållet i detta "Arbetsgivarverket informerar", kontakta Lars Åström, telefon 08- 700 13 62.