Krisberedskap - vad kan du som arbetsgivare planera och förbereda?

Inom ramen för krisberedskapen har statliga myndigheter i uppdrag att förbereda för kriser så att verksamheten kan bedrivas så normalt som möjligt. Vad innebär det när arbetsgivaren ska bedriva en delvis oväntad verksamhet inom ramen för normala arbetsrättsliga regleringar? Vad kan komma att hända? Hur hanterar man det på ett så planerat och kontrollerat sätt som möjligt? I denna analys kan det vara värdefullt att arbetstagarorganisationerna deltar.

Nedan följer några exempel på vad arbetsgivaren bör planera för.

1. Arbetsordningar och rutiner

Se över arbetsordningar och rutiner för att säkerställa att det framgår vem eller vilken funktion som har mandat att fatta beslut i olika frågor som kan bli aktuella. I det sammanhanget är det viktigt att överväga vilken kompetens som krävs av den som ska fatta de olika besluten.

2. Övningar

För att förbereda sig inför tänkbara krissituationer ska statliga myndigheter öva sin personal i egen eller annans regi. För att kunna bedriva en funktionell övningsverksamhet behöver man fundera över hur dessa övningar ska bedrivas – innebär övningen arbete på dagtid på vardagar eller på andra tider på dygnet eller helger? I så fall kan man behöva se över de lokala arbetstidsregleringarna för att möjliggöra så realistiska övningar som möjligt.

3. Kompetensförsörjning

  • Vilka möjligheter har vi att arbetsleda vår personal?
  • Vilka yrkesgrupper eller kompetenser kan vi identifiera att vi kan behöva vid en samhällskris?
  • Hur ska vi lösa kompetensbehovet? Till exempel genom intermittent anställning?
  • Är det möjligt och lämpligt att träffa överenskommelser med andra myndigheter om in- och utlån av särskild kompetens.

4. Semesterplanering

  • Vilka funktioner behöver vara bemannade under semesterperioden och med hur många?
  • Vem får beordra in personal som redan gått på semester om det inte går att lösa på annat sätt?

5. Arbetstid

Arbetsgivaren kan behöva se över sina lokala arbetstidsavtal för att säkerställa att de är ändamålsenliga även vid samhällskriser och övningar. Ta hjälp av skriften Verksamhetsanpassa arbetstiden och Arbetsgivarverkets rådgivare.

AVA, till skillnad från villkorsavtalen, utgör tillägg och avvikelser från arbetstidslagen. I villkorsavtalen har arbetstidslagen i stället avtalats bort och ersatts med vissa motsvarande bestämmelser i 4 kap 5 § när det gäller arbetstagare med så kallad kontorsarbetstid. Lokala arbetstidsavtal, med stöd i villkorsavtalen, som omfattar andra grupper än de med kontorsarbetstid behöver vara heltäckande i sina regleringar. Det innebär att de möjligheter till flexibilitet som normalt följer av arbetstidslagen behöver finnas i det lokala avtalet. Ett exempel är undantaget för viss offentlig verksamhet som framgår av 2 § 3 st. arbetstidslagen.

För chefer och arbetstagare som omfattas av förtroendearbetstid är utgångspunkten att man av dessa kan kräva arbete då verksamheten behöver det. Det kan innebära att man ibland arbetar på andra tider än vad man normalt sett gör. Finns särskilda skäl kan myndigheten i förväg reglera att vissa av dessa arbetstagare tillfälligt ska omfattas av en annan arbetstidsform. I sådana fall kan man reglera det genom kollektivavtal eller enskild överenskommelse, beroende på om förtroendearbetstiden har sin grund i kollektivavtal eller i en enskild överenskommelse.

För de som ingår i chefskretsen och träffas av chefsavtalet är det rimligt att anse att de inom ramen för sitt uppdrag och dess villkor har att utföra det arbete som krävs av verksamheten oavsett tid på dygnet.

6. Riskbedömning av arbetsmiljö

Arbetsgivaren bör i samverkan med skyddsombud göra en riskbedömning av tänkbara arbetsmiljörisker som kan uppstår vid olika typer av samhällskriser.