Enskilda överenskommelser

I detta sammanhang beskriver en enskild överenskommelse en situation där arbetsgivaren och en enskild medarbetare skriftligen blir överens om att utifrån ett individuellt perspektiv – enskilt – avvika från en bestämmelse i ett kollektivavtal eller komma överens om villkor. Den är därmed unik just för denna enskilda medarbetare.

Genom ett antal överenskommelser som parterna har träffat, framför allt i samband med tillkomsten av PA 16, har förutsättningarna för att ingå enskilda överenskommelser ändrats. Nedanstående text har som mål att dels redovisa de bestämmelser och förutsättningar som nu råder kring möjligheten att ingå enskilda överenskommelser kring olika villkorsfrågor, dels informera om möjligheten till extra pensionsavsättning. Avslutningsvis redovisas också ett antal arbetsgivarpolitiska överväganden som arbetsgivaren behöver ta ställning till.

Det är inledningsvis viktigt att slå fast att enskilda överenskommelser är en möjlighet och inte en rättighet. Bestämmelser som reglerar förutsättningarna för enskilda överenskommelser är konstruerade så att en arbetsgivare utifrån en prövning i varje enskilt fall besluta om att avstå eller ingå en sådan överenskommelse även om utgångspunkten är att medarbetaren önskar byta en förmån mot annan förmån. Det kan finnas individuella motiv till varför en föreslagen konstruktion inte är lämplig, vare sig utifrån ett individperspektiv eller från ett verksamhetsperspektiv.

Varför enskilda överenskommelser?

Att kunna utveckla och behålla den kompetens som verksamheten behöver är viktigt. Ökad rörlighet på arbetsmarknaden ställer krav på attraktiva arbetsplatser och anställningsvillkor.

För att skapa stimulerande, kreativa och attraktiva arbetsplatser krävs bland annat ett bra ledar- och medarbetarskap, en hälsosam arbetsmiljö och möjlighet till flexibla lösningar för både arbetsgivare och arbetstagare. De krav som ställs på statliga arbetsgivare innebär flera utmaningar och förutsätter både en offensiv arbetsgivarpolitik och kollektivavtal som bidrar till och stödjer effektiva verksamheter.

Verksamheternas behov av innovation och utveckling, tillsammans med en ökad globalisering och internationellt utbyte, kräver både följsamhet och framförhållning. Detta innebär i sin tur ett allt större behov av att kunna erbjuda och styra med stöd av flexibla och individanpassade lösningar i det enskilda fallet. Mot den bakgrunden är möjligheten till enskilda överenskommelser en väg till att mer kunna individualisera olika villkor.

Generella förutsättningar

Huvudsakligen finns bestämmelserna om enskilda överenskommelser i de olika Villkors-/Affärsverksavtalen som gäller mellan Arbetsgivarverket och respektive facklig organisation. Därutöver finns också bestämmelser kring enskilda överenskommelser i PA 16. Det är viktigt att komma ihåg att det finns vissa skillnader i möjligheterna att träffa enskilda överenskommelser mellan de olika avtalen.

Nedan följer en beskrivning av vilka förutsättningar som råder mellan de olika avtalen och vilka frågor som sådana överenskommelser kan ingås om. Dessutom redovisas vissa formaliafrågor som är viktiga att tänka på framöver.

Likheter/skillnader

I samband med att OFR/S,P,O anslöt sig till PA 16 (23 februari 2016) träffades en överenskommelser om ändringar i villkors- respektive affärsverksavtalet mellan Arbetsgivarverket och OFR/S,P,O. Anslutningen till PA 16 och ändringarna i villkors- respektive affärsverksavtalet innebär att det numera i alla delar är likalydande bestämmelser vad gäller möjlighet till enskild överenskommelse i avtalen med OFR/S,P,O och Saco-S.

Vad gäller Seko är förutsättningarna oförändrade. Det innebär att möjligheten att träffa enskild överenskommelse enligt Villkors- respektive Affärsverksavtalet respektive PA 16 är begränsade både vad gäller vilka frågor det är möjligt att träffa överenskommelse kring, likväl som överenskommelsens längd jämfört med Saco-S och OFR/S,P,O. Det finns inte heller någon möjlighet att genom lokalt avtal med stöd av Villkors- respektive affärsverksavtalen träffa överenskommelser om att införa samma regler som gäller för övriga.

Vad gäller oorganiserade medarbetare ska arbetsgivaren lokalt, enligt Kollektivavtalsförordningen, ta ställning till vilket kollektivavtal som dessa medarbetare ska omfattas av. Genom det ställningstagandet ges också svaret på vilka möjligheter som finns att ingå enskild överenskommelse med en oorganiserad medarbetare.

Sammantaget innebär detta att det för ca 95 % av medarbetarna inom det statliga avtalsområdet råder samma möjligheter till enskilda överenskommelser både vad gäller frågor enligt villkors- respektive affärsverksavtalen och enligt PA 16.

Vad kan en enskild överenkommelse omfatta?

Som framgår av texten i avsnittet "Generella förutsättningar" finns det i nuläget både likheter och skillnader mellan de olika villkors- respektive affärsverksavtalen, vilka framgår av respektive avtal. Gemensamt för alla är att det går att träffa en sådan överenskommelse kring arbetstidsförläggning eller förtroendearbetstid, ökat uttag av övertid, kompensation för övertid, uppsägningstidens längd.

Därutöver finns i de Villkors- respektive affärsverksavtal som gäller för Saco-S respektive OFR/S,P,O även möjlighet att träffa överenskommelse kring semesterns längd, semester del av dag eller andra villkor som lokala parter träffar kollektivavtal om.

Även PA 16 innehåller bestämmelser som medger enskilda överenskommelser om extra pensionsavsättning. Sådan avsättning kan ske genom ett lokalt kollektivavtal som reglerar avsättningen för grupp eller enskild medarbetare. Därutöver kan en medarbetare tillhörande Saco-S eller OFR/S,P,O träffa en enskild överenskommelse direkt med arbetsgivaren om sådan avsättning.

När det gäller Seko och möjligheten till extra pensionsavsättning genom överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare träffade centrala parter i juni 2015 en tidsbegränsad överenskommelse (giltig till och med 2017-12-31) som skapade förutsättningar för sådana överenskommelser genom ett lokalt avtal. Det är viktigt att komma ihåg att överenskommelser som träffas med arbetstagare tillhörande Seko måste bygga på en växling av lön eller annan förmån till extra pensionsavsättning.

Bestämmelserna kring enskilda överenskommelser i PA 16 beskrivs på olika sätt i Avdelning I jämfört Avdelning II. För de som omfattas av Avdelning I finns i 4 kap. 5-9 §§ bestämmelser om extra avsättning och för de som omfattas av Avdelning II finns bestämmelserna i 3 kap. 4 §.

Sammanfattningsvis

- Det finns skillnader i förutsättningarna för å ena sidan Seko och å andra sidan Saco-S och OFR/S,P,O.

- Regler kring extra pensionsavsättning framgår av 4 kap. Avdelning I respektive 3 kap. Avdelning II i PA 16.

- Utgångspunkterna för enskilda överenskommelser framgår av 2 kap. 7 § i respektive Villkorsavtal samt i 1 a § i respektive affärsverksavtal med Saco-S och OFR/S,P,O.

Följande villkor går att träffa överenskommelse om:

Fråga Vilka organisationer?
Arbetstidsförläggning Alla
Förtroendearbetstid Alla
Ökat uttag av övertid Alla
Kompensation vid övertid Alla
Semesterns längd Saco-S och OFR/S,P,O
Semester del av dag Saco-S och OFR/S,P,O
Extra pensionsavsättning Delvis olika

Sådan ytterligare premie (avgift) som nämns i 3 kap. 4 § Avdelning II PA 16 (Kåpan Extra) ska kunna tillgodoräknas arbetstagare efter ny enskild överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren från och med den månad arbetstagaren fyller 65 år så länge anställningen fortgår dock längst till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 67 år. För de som omfattas av Avdelning I gäller enligt 4 kap. 1 § att premier kan tillgodoräknas arbetstagaren fram till och med den månad som arbetstagaren uppnår den i 32 a § LAS angivna åldern (67 år).

Formalia

Det finns ett antal formaliafrågor som är viktiga att både ta hänsyn till och hantera i samband med upprättande av enskilda överenskommelser.

Av bestämmelserna i villkors- respektive affärsverksavtalen samt PA 16 framgår att följande formkrav finns kring enskilda överenskommelser.

  1. Överenskommelsen ska vara skriftlig.
  2. För medarbetare tillhörande OFR/S,P,O och Saco-S gäller överenskommelsen tillsvidare och ska därför innehålla bestämmelser om hur överenskommelsen kan sägas upp.
  3. För överenskommelser träffade med medarbetare tillhörande Seko gäller att överenskommelsen gäller ett år om inte annat har överenskommits.
  4. Arbetsgivaren kan med OFR/S,P,O och Saco-S sluta kollektivavtal om att enskilda överenskommelser får träffas i andra fall än som framgår av villkors- respektive affärsavtalen.
  5. Innan överenskommelse träffas ska berörd lokal arbetstagarorganisation informeras.

Sammanfattningsvis

- Överenskommelsen ska vara skriftlig

- För Seko gäller tidsbegränsat ett år om inte annat överenskommes

- För övriga gäller att överenskommelsen löper tillsvidare

- Vid tillsvidareöverenskommelse ska uppsägningsbestämmelser ingå.

Växling – icke växling

En enskild överenskommelse kan bygga på två olika scenarier, antingen genom en villkorsväxling eller genom en överenskommelse utan växling. Det är viktigt att i överenskommelsen tydligt ange på vilken grund den har träffats. Konsekvenserna vid till exempel överenskommelsens upphörande är olika beroende på om det har baserats på en växling eller inte.

Överenskommelse genom växling

Med en villkorsväxling menas att värdet av ett villkor, till exempel en eller flera semesterdagar byts mot annat villkor som till exempel högre lön eller extra pensionsavsättning. När en enskild överenskommelse ingås genom växling av ett villkor mot ett annat villkor är det viktigt att i överenskommelsen tydligt ange värdet av det växlade villkoret utifrån att när en överenskommelse upphör/sägs upp ska värdet återgå.

OBS, det har över tid återkommande diskuterats hur den skillnad i löneskatt som finns på lön respektive pensionsavsättning ska hanteras. Det viktigt att komma ihåg att löneskatt inte är ett värde som den enskilde någonsin disponerar över och därför kan den mellanskillnaden inte vägas in i en enskild överenskommelse som bygger på växling av förmåner.

Överenskommelse utan växling

Det är även möjligt att träffa enskild överenskommelse utan att den bygger på en växling. En sådan överenskommelse kan exempelvis omfatta antalet semesterdagar eller extra pensionsavsättning. Den stora skillnaden mellan dessa överenskommelser är att när en sådan överenskommelse upphör så går inget värde tillbaka till medarbetaren. Medarbetaren har i denna situation inte avstått något utan bara erhållit en extra förmån varför det inte finns något att återföra. Det är ändå även här viktigt att värdet i överenskommelsen tydligt framgår framför allt utifrån ett kostnadsuppföljningsperspektiv.

Obs! Ufrån vad som ska och inte ska återgå när en överenskommelse upphör är det viktigt att hålla isär dessa två olika överenskommelser. I en situation där arbetsgivaren och arbetstagaren enas om en överenskommelse som bygger på ett visst avstående men också att en förmån tillskrivs arbetstagaren utöver värdet av växlingen så ska dessa överenskommelser vara separata utifrån att när en sådan överenskommelse sägs upp så ska enbart en del av värdet (det växlade) återgå till den enskilde.

Sammanfattningsvis

Separera överenskommelser som bygger på växling och överenskommelse utan växling från varandra.

Särskilt om extra pensionsinsättning genom lokalt kollektivavtal

Enligt bestämmelserna i PA 16 finns möjlighet att i ett lokalt kollektivavtal träffa överenskommelse om extra pensionsavsättning för grupp eller enskild medarbetare. I denna del gäller enligt PA 16 samma bestämmelser för alla parter.

Det är viktigt att komma ihåg att genom PA 03 upphörande så upphörde alla kollektivavtal som tidigare hade träffats med OFR/S,P,O. I de fall avtal hade träffats av OFR/S,P,O gemensamt med andra arbetstagarorganisationer så upphörde även dessa att gälla gentemot OFR/S,P,O från samma tidpunkt. För det fallet det finns en önskan om att sådant avtal ska fortsätta att gälla så måste nytt avtal träffas alternativt måste övriga parter ansluta OFR/S,P,O från och med den 23 februari 2016. OBS det går inte att läka tiden mellan 1 januari 2016 fram till och med 22 februari 2016.

Arbetsgivarpolitiska överväganden

Kostnadseffektivitet

Enskilda överenskommelser kan användas för att anpassa villkoren till gagn för såväl arbetsgivare som arbetstagare. Löner, löneökningar och kostnader för villkor måste totalt rymmas inom det utrymme för arbetskraftskostnader som myndigheterna avsätter. De villkor som erbjuds måste vara kostnadseffektiva samtidigt som de är attraktiva för medarbetarna. En effektiv användning av enskilda överenskommelser förutsätter därför att myndigheten i fråga budgeterar, dokumenterar och följer upp kostnaderna, analyserar dessa och ställer dem i relation till de vinster som överenskommelserna ger för verksamheten.

Policy eller riktlinjer

För att säkerställa en konsekvent och saklig hantering av enskilda överenskommelser kan en myndighetsövergripande policy vara av värde. Detta gäller särskilt större arbetsgivare. En sådan policy kan röra gemensamma förhållningssätt och regler. Vad bör man som arbetsgivarföreträdare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser m.m.? Vad gäller vid olika typer av frånvaro? Hur hanteras oorganiserade arbetstagare? Av delegationsordningen bör vidare framgå vilka chefer som har befogenhet att ingå enskilda överenskommelser.

Administrativ hantering

En arbetsgivare bör försäkra sig om att lönesystemet klarar av att hantera de olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan tänkas komma att hantera. Systemet måste inte bara kunna hantera medarbetares lön och övriga villkor utan också kunna ge en fullständig bild av samtliga villkor. Detta blir viktigt, inte minst när det gäller till exempel lönestatistik inför lönerevision eller lönekartläggning enligt jämställdhetslagen.

Att tänka på

Nedan följer några frågeställningar som arbetsgivare behöver diskutera och ta ställning till: 

  • Vad vinner vi som arbetsgivare på att tillämpa enskilda överenskommelser? Är vissa speciella områden prioriterade?
  • Hur ser kostnadskalkylen ut? Är de överenskommelser som ingås kostnadseffektiva för arbetsgivaren?
  • Ska samma förutsättningar gälla för alla arbetsgivarföreträdare eller är det upp till cheferna att fritt ingå överenskommelser utan särskilda riktlinjer?
  • Hur säkrar vi att de enskilda överenskommelser som träffas bygger på en bedömning i varje enskilt fall (enskilda överenskommelser är ingen kollektiv rättighet)?
  • Hur hanteras oorganiserade arbetstagare?
  • Hur säkerställs att lönesystemet klarar av att hantera olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan komma att ingå?
  • Vad bör man som arbetsgivare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser m.m?
  • Hur hanteras överenskommelserna vad gäller uppsägningsregler? Ska det vara möjligt att säga upp en överenskommelse när som helst? Ska en enskild överenskommelse om semester kunna gälla någon annan tid än ett kalenderår i taget?
  • Vad händer i övrigt vid en uppsägning av överenskommelsen? Hur ska "återväxling" ske?
  • Vad ska gälla vid ledigheter, sjukfrånvaro?
  • Har samverkan med andra statliga arbetsgivare genomförts?
  • Ska en arbetsgivarpolicy/gemensamma riktlinjer tas fram? Hur ska de i så fall se ut?
  • Ska rätten att ingå enskilda överenskommelser delegeras till cheferna och i så fall inom vilka ramar?
  • Hur hanterar vi informationen till medarbetarna om konsekvenserna av att ingå enskild överenskommelse exempelvis i förhållande till olika gränsvärden i socialförsäkringssystemet?
  • Hur ser kostnadskonsekvensen ut för olika typer av lösningar? Att växla en förmån som inte är pensionsgrundande till exempel lön som är pensionsgrundande innebär högre kostnader för arbetsgivaren.