Stöd för att ta fram riktlinjer och överenskommelse vid distansarbete

För att en statlig arbetsgivare ska kunna erbjuda möjligheten till distansarbete ska det enligt det centrala kollektivavtalet om distansarbete både finnas riktlinjer på lokal nivå och en skriftlig överenskommelse mellan arbetstagare och arbetsgivare. Arbetsgivarens riktlinjer och den överenskommelse som arbetsgivare och arbetstagare ingår förutsätter alltså varandra. Ju mer precisa riktlinjerna är, desto mer sparsmakad kan mallen för överenskommelsen vara.

Här hittar du stöd för att ta fram riktlinjer och en mall för överenskommelse.

Innan arbetsgivaren fastställer de lokala riktlinjerna och mallen för överenskommelse ska dessa samverkas med de fackliga organisationerna enligt 11 § MBL eller enligt lokalt samverkansavtal.

Ta fram riktlinjer för distansarbete

Det här bör riktlinjerna innehålla (läs mer under varje punkt om hur du som arbetsgivare kan resonera):

  • varför arbetsgivaren erbjuder möjlighet till distansarbete
  • vad distansarbete är
  • grundläggande förutsättningar för distansarbete
  • vad som är huvudarbetsplats och distansarbetsplats
  • vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans
  • i vilken omfattning (procent, dagar) distansarbete kan bli aktuellt
  • hur arbetsmiljöfrågor och utrustning på distansarbetsplatsen regleras
  • vad som gäller avseende försäkringar och kostnader
  • inför överenskommelse om distansarbete
  • giltighetstid och översyn
  • relevanta länkar och dokument.

Varför arbetsgivaren erbjuder möjlighet till distansarbete

Inledningsvis bör det av riktlinjerna framgå varför arbetsgivaren erbjuder sina anställda en möjlighet att utföra arbetsuppgifter på distans. Det kan till exempel handla om att det bidrar till en effektiv verksamhet och att man blir en mer attraktiv arbetsgivare vilket i sin tur kan stärka kompetensförsörjningsprocessen.

Det bör också framgå att riktlinjerna beslutats med stöd av det centrala kollektivavtalet om distansarbete som vilar på det europeiska ramavtalet om distansarbete.

Det är också viktigt att skriva in att riktlinjerna bara avser distansarbete som utförs inom Sveriges gränser. Detta eftersom statliga verksamheter bara undantagsvis får utföra arbete från utlandet och att det då är reglerat i särskild ordning.

Vad distansarbete är

Riktlinjerna bör referera till den definition av distansarbete som finns i nämnda europeiska ramavtal om distansarbete:

”Distansarbete är ett sätt att organisera och/eller utföra arbete med användande av informationsteknik inom ramen för ett anställningsavtal eller anställningsförhållande, där arbete, som också kunde utföras i arbetsgivarens lokaler, regelbundet utförs utanför dessa lokaler.”

Med arbete som ”regelbundet utförs utanför dessa lokaler” menas den möjlighet arbetsgivaren erbjuder anställda att utföra arbete på distans som inte är av högst tillfällig eller sporadisk karaktär. Regelbundenhet kan avse allt från viss procentuell omfattning till antal dagar per vecka eller månad. Det finns dock inte något som hindrar att arbetsgivaren väljer att hantera även högst tillfälligt eller sporadiskt arbete från annan plats än kontoret, på samma sätt som distansarbete i avtalets mening.

Grundläggande förutsättningar för distansarbete

Det behöver framgå av arbetsgivarens riktlinjer vilka grundläggande förutsättningar för distansarbete som gäller i verksamheten. Innan arbetsgivaren och arbetstagaren ingår en överenskommelse om distansarbete behöver det även finnas en samsyn om innebörden av dessa grundläggande förutsättningar.

Här följer några exempel på grundläggande förutsättningar som behöver tydliggöras i riktlinjerna:

  • Först och främst bör det framgå att en förutsättning för distansarbete är att arbetsgivare och arbetstagare ingår en skriftlig överenskommelse om distansarbete, av vilken det i sin tur framgår att riktlinjerna utgör avtalsinnehåll.
  • Kollektivavtal, regler och andra riktlinjer tillämpas på samma sätt oavsett var arbetet utförs. Förutsatt att arbetsuppgifterna inte förändras borde till exempel arbetstidsregleringen också förbli oförändrad.
  • Både chef och medarbetare har ansvar för en fortsatt välfungerande och kontinuerlig dialog, även om man inte träffas lika ofta fysiskt.
  • Förtroendet för att verksamheten bedrivs effektivt och rättssäkert får inte äventyras på grund av distansarbetet. Detta innebär att det behöver framgå av riktlinjerna att det alltjämt är verksamhetens behov och krav som styr var arbetet ska utföras.
  • Även om det finns en överenskommelse om distansarbete, ska arbetsgivaren med kort framförhållning kunna kräva att arbetstagaren kommer till kontoret.
  • Om behoven i verksamheten förändras eller om distansarbetet av något annat skäl inte fungerar, kan överenskommelsen behöva revideras eller sägas upp.
  • Det är också viktigt att det av riktlinjerna framgår att medarbetaren, oavsett var arbetsuppgifterna utförs, är tillgänglig för chefer, kollegor och andra intressenter. Detta borde i normalfallet innebära att vara tillgänglig under arbetstid genom att svara i telefon, kommunicera via mejl, delta på digitala möten och i övrigt bidra till att främja kontakten med kollegor och intressenter.

Vad som är huvudarbetsplats och distansarbetsplats

I riktlinjerna bör det framgå vilken plats som är huvudarbetsplats och vilken plats som är distansarbetsplats.

Var huvudarbetsplatsen finns kan få betydelse för kretsindelning i samband med arbetsbrist, och för var arbetsgivaren kan hävda att det föreligger arbetsskyldighet. Oavsett omfattningen av distansarbetet bör utgångspunkten därför vara att kontoret är huvudarbetsplatsen.

Vad gäller distansarbetsplatsen bör utgångspunkten vara att den är förlagd till medarbetarens hem, främst utifrån ett arbetsmiljöperspektiv, men även utifrån ett säkerhetsperspektiv. Även om distansarbetsplatsen är reglerad i överenskommelsen finns det naturligtvis inget som hindrar att chef och medarbetare, på förekommen anledning, kan komma överens om annan tillfällig distansarbetsplats.

Vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans

Det kommer ofrånkomligen vara så att vissa arbetstagare, i en och samma verksamhet, har stora möjligheter att utföra arbetsuppgifter på distans och andra kanske inte alls kan göra det. Detta ställer krav på arbetsgivarrollen och chefernas uppgift att förklara på vilket sätt verksamheten leder fram till olika ställningstaganden. Det är därför bra om det av riktlinjerna framgår att det är arbetsgivaren som avgör vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för arbete på distans.

Som ett stöd för cheferna kan det dessutom vara bra om det i riktlinjerna framgår vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete, till exempel handläggning av icke känslig natur, planerings- och förberedelsearbete och exempel på interna och externa digitala möten.

Ge gärna också exempel på arbetsuppgifter som inte lämpar sig för arbete på distans, till exempel arbetsuppgifter och möten av mer utvecklingsorienterad karaktär och externa möten där den fysiska närvaron bedöms tillföra ytterligare dimensioner.

Det kan också vara bra att ge exempel på arbetsuppgifter som av naturliga skäl måste utföras på kontoret eller som inte får utföras på distans, till exempel handläggning av ärenden som inbegriper integritetskänslig eller sekretessbelagd information och arbetsuppgifter som kan äventyra medarbetarens säkerhet och som därför ska utföras innanför skalskydd.

I vilken omfattning distansarbete kan bli aktuellt

Av riktlinjerna bör det framgå i vilken omfattning arbetsgivaren erbjuder distansarbete. Vilket ställningstagande arbetsgivaren gör i denna del bör, utöver verksamhetsmässiga aspekter och arbetsrättsliga regler, även utgå från skatterättsliga regler och ett arbetsmiljöperspektiv.

Det kan finnas situationer då det är befogat att erbjuda distansarbete i stor omfattning, till exempel om man har svårt att rekrytera kompetens på orten eller av medicinska skäl. I vilka situationer detta kan bli aktuellt är något som kan framgå av riktlinjerna och om en sådan överenskommelse i så fall ska träffas på en annan, organisatoriskt högre, nivå.

Omfattningen av distansarbete kan uttryckas på olika sätt. Den kan anges som antal dagar/vecka/månad/år, vissa angiva veckodagar, en viss procent av sysselsättningsgraden, vissa årstider eller perioder under året.

Det är dock viktigt att det framgår att omfattningen av distansarbete är beroende av om det är möjligt för verksamheten. Om chef och medarbetare kommit överens om en omfattning om två dagar per vecka, men man under en vecka arbetat på kontoret alla dagar, innebär detta alltså inte att man kan ”spara distansdagar” till en annan vecka. 

Av riktlinjerna bör, som tidigare framgått, även tydliggöras att även om omfattningen är reglerad i överenskommelsen mellan chef och medarbetare, kan avvikelser ske med kort varsel.

Omfattning och tjänsteställe

Omfattningen av distansarbetet påverkar var tjänstestället finns. Om distansarbete erbjuds i stor omfattning, det vill säga mer än halva arbetstiden, kommer distansarbetsplatsen att bli tjänsteställe.

Vad som utgör tjänsteställe regleras i skattelagstiftningen och är inte en fråga arbetsgivaren vare sig ensidigt kan reglera eller avtala om med arbetstagarorganisation eller arbetstagare.

Även om arbetsgivaren och arbetstagaren kommit överens om att kontoret är huvudarbetsplats påverkar detta alltså inte var tjänstestället rent skatterättsligt finns.

Var tjänstestället finns påverkar den anställdes rätt till såväl avdrag som ersättning för resor till och från huvudarbetsplatsen. Så länge erbjudandet innebär en möjlighet att arbeta på distans 1-2 dagar/vecka, förblir tjänstestället detsamma som huvudarbetsplatsen.

Rätten till reskostnadsersättning och traktamente i samband med tjänsteresor regleras i de centrala villkorsavtalen och affärsverksvillkorsavtalen, men också i lokala villkorsavtal. Bestämmelserna utgår från de skatterättsliga begreppen tjänsteställe och tjänsteresa.

Vill arbetsgivaren förändra rätten till reskostnadsersättningar och traktamenten för arbetstagare som arbetar på distans, måste detta i så fall regleras i lokalt kollektivavtal eller framgå av överenskommelsen mellan arbetsgivaren och arbetstagaren om distansarbete. Överenskommelsen sker då med stöd av det centrala distansarbetsavtalet.

Omfattning och arbetsmiljö

Även av arbetsmiljöskäl är det viktigt att ta ställning till i vilken omfattning distansarbete ska erbjudas. Ju mer distansarbete, desto svårare blir det troligen för chefer att förvissa sig om att arbetstagarens arbetsmiljö sammantaget är tillfredsställande utifrån såväl fysiska som psykosociala och organisatoriska aspekter.

Hur arbetsmiljöansvaret ska regleras

Av riktlinjerna behöver det framgå hur arbetsgivarens arbetsmiljöansvar ska hanteras vid distansarbete.

Det bör framgå att arbetsgivarens ansvar är att förvissa sig om att distansarbetsplatsen är funktionell och ergonomisk och att medarbetaren kan arbeta ostört och begränsa sitt arbete i linje med den överenskomna arbetstiden.

En förutsättning för att arbetsgivaren ska kunna förvissa sig om att arbetsmiljön sammantaget är tillfredsställande är att chef och medarbetare har en välfungerande dialog om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen. Detta är ett gemensamt ansvar vilket också ska framgå av riktlinjerna.

Dialogen ska omfatta såväl fysiska, som psykosociala och organisatoriska arbetsmiljöaspekter och arbetstagaren ska meddela om det uppstår arbetsmiljöproblem samt tillåta att arbetsgivaren, efter kontakt med arbetstagaren, får besöka denne på distansarbetsplatsen.

Det är bra om det i riktlinjerna tydliggörs att överenskommelsen kan upphävas med omedelbar verkan om arbetsgivaren inte anser att distansarbetsplatsen är en bra och säker arbetsplats.

Distansarbetsplatsens utformning och utrustning

I riktlinjerna bör det framgå att eftersom en överenskommelse om distansarbete är frivillig, både för arbetsgivaren och arbetstagaren, kan arbetstagaren inte kräva viss utrustning. Så länge den utrustning arbetstagaren efterfrågar finns på huvudarbetsplatsen, kan arbetsgivarens erbjudande om distansarbete förutsätta att arbetstagaren själv tar ansvar för att distansarbetsplatsen är utformad och inredd på ett ur arbetsmiljösynpunkt lämpligt sätt.

Vad gäller teknisk utrustning är det snarast en förutsättning att arbetstagaren får förfoga över mobiltelefon och bärbar dator på distansarbetsplatsen.

Det finns dock inget som hindrar att arbetsgivaren väljer att i någon grad, eller fullt ut, bidra till distansarbetsplatsens utformning genom att till exempel låna ut utrustning. Arbetsgivarens erbjudande kan se olika ut beroende på omständigheterna i det enskilda fallet, till exempel vid distansarbete i stor omfattning eller distansarbete som har medicinska orsaker. Hur arbetsgivaren ställer sig till detta bör vara tydligt i riktlinjerna.

Vad gäller utrustning som har ett ergonomiskt syfte kan det innebära att arbetsgivaren väljer att låna ut till exempel separat tangentbord, datormus, laptopställ och ergonomiska sittdynor, höj- och sänkbart bord och stationär dator med stor skärm. I sådant fall bör det i riktlinjerna framgå vem som svarar för eventuelltransport av utrustning till distansarbetsplatsen.

En annan viktig förutsättning för distansarbete, är fungerande uppkoppling så att arbetstagaren kan kommunicera digitalt under arbetstid. Därför behöver det framgå att det är arbetstagarens ansvar att han eller hon har den uppkoppling som normalt krävs.

Vad som gäller angående försäkringar

Arbetsskador

En skada anses vara en arbetsskada om sambandet mellan arbetet och skadan är tillräckligt stark. När en skada inträffar på arbetsplatsen och inom arbetsområdet under vanlig arbetstid finns det ett starkt samband med arbetet. När en skada inträffar i hemmet finns inte samma självklara koppling till arbetet. Då krävs det att olycksfallet har ett direkt samband med arbetet man ska utföra, alltså att man skadat sig i samband med att man utför sina arbetsuppgifter.

På AFA Försäkrings webbplats listas följande exempel som arbetsskador:

  • om du snubblar på datasladden till din jobbdator
  • sitter vid datorn och svarar på arbetsrelaterade mejl eller pratar i telefon med kollega/kund
  • går runt i bostaden och har arbetssamtal i arbetsgivarens telefon
  • under arbetstid åker mellan hemmet och kundmöte
  • åker till arbetsplatsen för att hämta dator/telefon/brev
  • skada som uppstår under ett så kallat promenadmöte så länge arbetsgivaren godkänt detta arbetssätt.

Däremot gäller inte arbetsskadeförsäkringen när man skadar sig i hemmet i största allmänhet, även om det sker under fastställd arbetstid. Det kan till exempel vara när man kokar kaffe i köket eller hämtar en varm tröja i garderoben.

Skador på egendom

Arbetsgivaren kan genom Kammarkollegiet teckna en verksamhetsförsäkring innehållande egendoms- och ansvarsförsäkringar. Egendomsförsäkringen gäller oavsett var arbetsgivarens egendom skadas.

Hur skador på distansarbetsplatsen, som till exempel uppstår till följd av att arbetsgivarens dator börjar brinna, finns det inget enkelt svar på. Arbetsgivaren har emellertid inte möjlighet att försäkra distansarbetsplatsen.

Det är inte helt klart i vilken utsträckning hemförsäkringar täcker denna typ av skador. Om skadan varit framme och det visar sig att hemförsäkringen inte täcker skadan får frågan lösas utifrån skadeståndsrättsliga principer genom arbetsgivarens ansvarsförsäkring. En förutsättning för att arbetsgivaren ska anses vara skadeståndsskyldig för sakskador som drabbat arbetstagaren och för att ersättning ska kunna lämnas genom arbetsgivarens ansvarsförsäkring, är dock att arbetsgivaren ska ha orsakat skadorna genom oaktsamhet eller försumlighet.

Av riktlinjerna bör emellertid framgå att det är svårt att förutsäga hur eventuella skador på annat än arbetsgivarens egendom ska hanteras, men att distansarbete förutsätter att arbetstagaren har en hemförsäkring.

En viktig sak att ta upp med arbetstagaren är också vikten av att göra vad man kan för att minska risken för skada, till exempel genom att inte låta datorn eller mobiltelefonen ladda under natten eller under annan tid utan uppsikt.

Vad som gäller angående kostnader

Av riktlinjerna bör det framgå att arbetstagaren står för kostnader för elektricitet och internetuppkoppling. Vidare bör man även vara tydlig med att arbetstagaren bara har rätt till ersättning för kostnader som uppkommer till följd av distansarbetet om dessa godkänts i förväg av arbetsgivaren. Det bör också framgå att kostnader som ersätts kan utgöra inkomst av tjänst som ska förmånsbeskattas. 

Inför överenskommelse om distansarbete

Det är viktigt att förebygga oklarheter så långt som möjligt. Arbetsgivarens riktlinjer bör därför betona att arbetsgivaren och arbetstagaren noggrant ska gå igenom riktlinjerna och diskutera vad distansarbetet innebär, innan man ingår en överenskommelse.

Till den skriftliga överenskommelsen som ingås mellan arbetsgivare och arbetstagare ska riktlinjerna bifogas samt en förteckning över utrustning som arbetsgivaren lånar ut.

Giltighetstid och översyn

Arbetsgivaren behöver också ta ställning till hur länge överenskommelser om distansarbete ska gälla, hur överenskommelsen kan upphöra och när den ska ses över. Det är bra att reglera dessa frågor på ett enhetligt sätt.

När det gäller giltighetstid kan arbetsgivaren välja mellan att ingå överenskommelsen tillsvidare eller för en begränsad tid.

Överenskommelsen kan upphöra på olika sätt. Den kan till exempel sägas upp

  • med en ömsesidig och angiven uppsägningstid,
  • när som helst med omedelbar verkan eller
  • med en ömsesidig och angiven uppsägningstid alternativt, om överenskommelsen inte följs, med omedelbar verkan.

Riktlinjerna bör innehålla relevanta länkar och dokument

Slutligen bör arbetsgivarens riktlinjer innehålla länkar till

  • regelverket som styr distansarbete (ramavtal om distansarbete samt tillhörande riktlinjer och centralt kollektivavtal om distansarbete) samt
  • interna styrdokument, till exempel arbetsgivarens policy om hur IT-utrustningen får användas.

Mall för överenskommelse om distansarbete

Arbetsgivarens riktlinjer och den överenskommelse som arbetsgivare och arbetstagare ingår förutsätter varandra. Därför har Arbetsgivarverket också tagit fram en mall för överenskommelser. För att mallen ska vara så enkel som möjligt att administrera hänvisar den till verksamhetens ”vid varje tillfälle gällande riktlinjer”.

Mallen för överenskommelse mellan chef och medarbetare kan behöva ändras så att den överensstämmer med de ställningstaganden som respektive verksamhet gör i sina riktlinjer.

Denna mall utgår från att överenskommelsen om distansarbete ingås för en begränsad tid, med en ömsesidig uppsägningstid om två veckor samt att överenskommelsen kan upphöra med omedelbar verkan om det inte följs.

Mall för överenskommelse om distansarbete

Arbetsgivarens riktlinjer och den överenskommelse som arbetsgivare och arbetstagare ingår förutsätter varandra. Därför har Arbetsgivarverket också tagit fram en mall för överenskommelser. För att mallen ska vara så enkel som möjligt att administrera hänvisar den till verksamhetens ”vid varje tillfälle gällande riktlinjer”.

Mallen för överenskommelse mellan chef och medarbetare kan behöva ändras så att den överensstämmer med de ställningstaganden som respektive verksamhet gör i sina riktlinjer.

Denna mall utgår från att överenskommelsen om distansarbete ingås för en begränsad tid, med en ömsesidig uppsägningstid om två veckor samt att överenskommelsen kan upphöra med omedelbar verkan om det inte följs.