arbetsgivarverket.se

Jobba Statligt

Noggrann GD-sekreterare till Specialpedagogiska skolmyndigheten

  • Yrkesroll

    Chefssekreterare

  • Anställning

    Heltid, Tillsvidare

  • Lön

    Fast månads- vecko- eller timlön

  • Publicerad

    10 september

  • Sök jobbet senast

    4 oktober

Om jobbet

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb

GD-sekretariatet inrättades 1 januari 2019 som ett led i ett myndighetsövergripande förändringsarbete och omfattar för närvarande förutom chefen två medarbetare, Sakkunnig och GD-sekreterare. Sekretariatets uppgift är att säkerställa uppföljning av myndighetsövergripande uppdrag, exempelvis regeringsuppdrag. Enheten ska agera administrativt nära stöd till generaldirektören och är direkt underställt generaldirektören. Sekretariatet ansvarar för att följa upp, planera och samordna generaldirektörens uppdrag till verksamheten och verksamhetsområdena utifrån fastställd verksamhetsplan. Sekretariatet samordnar inhämtande av underlag till årsredovisningen samt övriga underlag som generaldirektören ska hantera. Vidare planerar sekretariatet ledningsgruppens agenda och säkerställande av underlag. Sekretariatet ska vara ett praktiskt stöd till generaldirektören samt hantera förfrågningar till generaldirektören.

Vi söker nu en GD-sekreterare till Generaldirektörens sekretariat. Placeringsorten för tjänsten är Solna i Stockholm.

ARBETSUPPGIFTER

Eftersom GD-sekretariatet följer det som är viktigast på generaldirektörens agenda kan dagarna innehålla olika arbetsuppgifter beroende på vad som händer i och utanför myndigheten. Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
  • Vara ett nära stöd i till generaldirektören i vardagen såsom att koordinera förfrågningar, koordinera resor, hantera kalender och svara på telefonsamtal. Ge annat löpande administrativt stöd vid behov.
  • Sköta det administrativa runt myndighetens återkommande möten med externa intressenter såsom insynsråd, intresseråd, ungdomsnätverk m.m.
  • Vara med och arrangera större evenemang såsom utvecklingsdagar för myndighetens samtliga chefer
  • Se till att allt praktiskt runt ledningsgruppens sammanträden fungerar smidigt
  • Administrera GD-beslut, föredragningar samt upprätta beslutsförslag i samråd med chefsjuristen.
  • Ansvara för att se till att generaldirektörens allmänna handlingar diarieförs
  • Tillse att remissvar administreras
  • Vara sekreterare vid vissa möten och upprätta protokoll.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har:
  • Studier från högskola, universitet eller annan eftergymnasial utbildning, inom ett för specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
  • Erfarenhet av att vara ett nära administrativt stöd till en högt uppsatt chef eller beslutsfattare i offentlig förvaltning eller privat näringsliv.
  • Goda kunskaper i Officepaketet (Word, Excel, Powerpoint).

Meriterande

• Erfarenhet av arbete på en myndighet eller kommun, gärna inom förvaltning, beslutsadministration eller styrning.
  • Erfarenhet av att arrangera möten, konferenser eller andra större sammankomster.
  • Erfarenhet från skolvärlden eller ett för Specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område är meriterande.
  • Hög förmåga att uttrycka dig tydligt och korrekt på svenska och engelska. Kunskap i svenskt teckenspråk är meriterande.
  • Goda kunskaper i system för verksamhetsplanering, uppföljning och ärendehantering är meriterande (exempelvis Stratsys och W3D3). Personliga egenskaper Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person trivs du att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.
För att lyckas i rollen som GD-sekreterare behöver du även:
  • Vara representativ, serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten.
  • Kunna hantera många arbetsuppgifter parallellt, samtidigt som att du arbetar systematiskt på att få dem gjorda.
  • Vara noggrann i lösandet av dina arbetsuppgifter.
  • Ha förmågan att leda dig själv i din vardag och arbeta självständigt mot ett gemensamt mål.
  • Ha integritet att våga säga ifrån för att du ska kunna lösa dina arbetsuppgifter.
  • Ha förmågan att behålla lugnet även i tidspressade situationer.
  • Ha förmågan av att göra ekonomiska rimlighetsbedömningar.

ÖVRIGT

Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.