arbetsgivarverket.se

Jobba Statligt

Administratör till Enheten för Mellanöstern och Nordafrika

  • Yrkesroll

    Administrativ assistent

  • Anställning

    Heltid, Tillsvidare

  • Lön

    Fast månads- vecko- eller timlön

  • Publicerad

    13 september

  • Sök jobbet senast

    3 oktober

Om jobbet

Vi erbjuder
Sida genomför den svenska utvecklingspolitiken som ska skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor.

Arbetsuppgifter och rollbeskrivning

Som enhets- och programadministratör på enheten för Mellanöstern och Nordafrika (MENA) och enheten för Asien (ASIEN) kommer du ha en nyckelroll för det administrativa arbetet på båda enheterna. Vi söker därför dig som gillar administration och drivs både av att ge högklassig service till kollegor i en dynamisk miljö och av att självständigt ansvara för centrala arbetsuppgifter såsom löpande ekonomi- och personaladministration. I arbetet ingår även programadministration (ca 25 procent), vilket främst innebär kvalitetssäkring och finansiell uppföljning av biståndsinsatser under strategin för Sveriges utvecklingssamarbete med Irak (2017-2021).

Den här befattningen innebär att:

. Löpande ekonomiadministration, granska rekvisitioner och hantera fakturor främst vad gäller förvaltningsanslaget (telefon, resor, planeringsdagar osv), men även gällande biståndsinsatser.
. Bistå enhetschefer med arbetsuppgifter rörande personaladministration (tidrapportering, semesterlistor mm) samt vid finansiell uppföljning.
. Ansvara för introduktion för nya på enheterna, it-ärenden, samt allmänna administrativa och koordinerande uppgifter.
. Kommunikation kring enheternas arbete inklusive att administrera enheternas samarbetsytor på Inside (Sidas intranät) samt svara på brev från allmänheten.
. Bistå rådgivare/handläggare och chefer administrativt vid anordnandet av seminarier, konferenser, planeringsdagar (t. ex. bokning av rum, beställa mat mm).
. Delta i Sidas nätverk för administratörer och programadministratörer.
. Tillsammans med controller kvalitetssäkra beslut om biståndsinsatser samt kvalitetssäkra informationen avseende biståndsinsatser i Sidas ekonomisystem Planit och i Sidas arkiv.
. Stöd till rådgivare/handläggare i arbetet med Sidas ekonomi- och faktureringssystem (Planit, BISI, Proceedo).
. Föra protokoll vid möten.
. I övrigt förekommande arbetsuppgifter på enheten

Kvalifikationer


Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning

. Avslutad relevant gymnasieutbildning.

Erfarenhet

. Dokumenterad praktisk erfarenhet av system för ekonomi, redovisning, elektronisk fakturahantering, dokument och ärendehantering.
. Dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt ekonomiadministrativt arbete
. Dokumenterad praktisk erfarenhet av Microsoft Office.
. God förmåga att producera formella dokument, exempelvis mötesprotokoll.
. Förmåga att ta initiativ, arbeta självständigt och göra egna bedömningar, ansvarskänsla, noggrannhet och gott omdöme.
. God förmåga/erfarenhet av att arbeta med extern kommunikation inklusive hemsida.
. Serviceinriktad - ha intresse av att hjälpa andra, att kunna anpassa sitt sätt efter olika situationer.

Kunskaper


Språk
. Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande

. Kunskaper om Sida:s insatshantering - processer och system.
. Erfarenhet av administrativt arbete på svensk myndighet.
. Erfarenhet och intresse av IT-system.
. Erfarenhet av webb-publicering.
. Erfarenhet från internationella organisationer och/eller utvecklingssamarbete.
. Intresse av att lära om verksamhetens innehåll.

Placering

Tjänsten är placerad på enheten MENA på Sidas huvudkontor på Valhallavägen 199 i Stockholm.

Anställningsform och tillträde

Tillsvidareanställning med önskat tillträde den 1 oktober
Sida tillämpar provanställning under 6 månader.

Om Sida och enheten

Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Sida har över 700 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige samt på svenska utlandsmyndigheter i samarbetsländer.

Enheten MENA ansvarar för Sidas genomförande av strategin för Irak samt stöd med handläggning och rådgivning till övriga strategier i regionen; Syrienkrisen (ambassaden i Beirut), den regionala MENA-strategin (ambassaden Amman), Palestina (Generalkonsulatet Jerusalem) samt Irak (Sida MENA). Enheterna ingår i Sidas avdelning för Asien, Afghanistan och Humanitärt bistånd. MENA-enheten består totalt av 13 personer inklusive chef, controller, handläggare (Irak) och rådgivare i Stockholm samt, från hösten 2019, en samordnare på ambassaden i Bagdad.

Enheten ASIEN består av 10 personer (9 rådgivare och en chef) och har det geografiska samordningsansvaret för Asien och Oceanien. Enheten ger tematiskt stöd tillstrategigenomförande på utlandsmyndigheterna: Regionalt Asien (Bangkok), Bangladesh (Dhaka) och Kambodja (Phnom Penh) samt Myanmar (sektionskansliet i Yangon). Enheten har även Sidas fokalpunktsansvaret för Asiatiska utvecklingsbanken, H & M och Raoul Wallenberg Institutet.

Information


Vid kontakt vänligen ange ref.nr 127/19.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Eva Smedberg, tfn 08-698 51 79 eller Sandra Lindeberg, 08-698 45 43.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Ulrika Hessling Sjöström. tfn 08-698 53 74) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 3 oktober 2019.

Sida erbjuder en dynamisk arbetsplats som eftersträvar och värdesätter de kvaliteter som mångfald tillför verksamheten. Välkommen med din ansökan!