Justering av sjuklönens beräkning i villkorsavtalen m.m.

Regleringen av sjuklöneperioden i villkorsavtalen (Villkorsavtal Arbetsgivarverket – OFR/S,P,O, Villkorsavtal Arbetsgivarverket – SEKO samt Villkorsavtal-T Arbetsgivarverket – Saco-S) ger i vissa särskilda situationer ett utfall som avviker från sjuklönelagens reglering (lag 1991:1047 om sjuklön). De centrala parterna är därför överens om att göra en ändring i samtliga villkorsavtal för att garantera den kompensationsnivå som lagen föreskriver.

Arbetsgivarverket informerar, nummer 14 2013

Logga: Arbetsgivarverket informerar

Bestämmelserna träder i kraft från och med den 1 februari 2014.

I samband med detta har parterna även reglerat vilken omfattning som ska gälla i de fall avdrag ska göras för tjänstgöringsfria dagar där arbetstagaren har olika omfattning på frånvaron före respektive efter sådana tjänstgöringsfria dagar. Denna reglering träder i kraft den 1 januari 2014.

Nedanstående redogörelse utgår först från de avtalsändringar som har gjorts. Därefter kommenteras den reglering som återfinns i förhandlingsprotokollen (se nedan).

Bakgrunden till ny reglering av ersättning under sjuklöneperioden

Sjuklönelagen reglerar ersättningen för de första 14 kalenderdagarna i en sjukfrånvaro. Enligt 6 § sjuklönelagen ska arbetstagaren inte erhålla någon sjuklön under dag ett, men för de därpå följande dagarna ska sjuklönen utgöra 80 % av lön och andra anställningsförmåner som arbetstagaren har gått miste om. Enligt 2 § sjuklönelagen får den närmare beräkningen av sjuklönens storlek bestämmas genom kollektivavtal enligt de förutsättningar som anges i 2 §. Denna möjlighet har de centrala parterna utnyttjat genom regleringen i villkorsavtalen, men det är den regleringen som nu måste justeras på grund av allt för stora avvikelser i vissa särskilda situationer. En för stor avvikelse kan framförallt uppstå i samband med helgdagar som till exempel vid den stundande jul- och nyårshelgen, för arbetstagare som insjuknar i samband med denna.

Enligt villkorsavtalen kan arbetsdagsavdrag enligt regleringen i 6 kap. konvertera till kalenderdagsavdrag eller månadsavdrag, trots att tillägget (sjuklön) enligt nuvarande regler endast ges för de arbetsdagar som arbetstagaren skulle ha arbetat – oavsett vilket avdrag som har gjorts. Det är därför utfallet i vissa situationer blir för högt eller för lågt.

Parterna är medvetna om att villkorsavtalens reglering för andra typer av frånvaro kan ge ett utfall i vissa situationer som parterna inte har avsett. Det beror främst på systemet med lika avdrag oavsett frånvaroorsak samt att avdragen konverterar efter ett visst antal arbetsdagar till kalenderdagsavdrag eller månadsavdrag. Samtidigt kan konstateras att parterna var medvetna om att ett enhetligt system för avdragen kunde ge vissa diskrepanser i utfallen som arbetstagare och arbetsgivare fick tåla för att uppnå andra fördelar.

På grund av behovet av snabb lösning för sjuklöneperioden har parterna valt att i nuläget enbart fokusera på den. Eventuellt behov av andra justeringar i villkorsavtalen får därför anstå till en senare tidpunkt. Behovet av skyndsamma åtgärder har även påverkat valet av lösning. Genom ändringen på tilläggssidan, som i sin huvudregel fungerar oavsett hur avdragsmodellen ser ut, bedömer parterna att lösningen är stabil även på sikt. En justering på avdragssidan däremot hade krävt ett längre förberedelsearbete för att säkerställa systematiken i den enhetliga avdragsmodellen.

Retroaktiv justering

I förhandlingsprotokollen regleras även hur behov av eventuella rättelser ska hanteras. Kommentarer till den retroaktiva regleringen återfinns nedan under rubriken Kompletterande reglering i förhandlingsprotokollen.

Ny reglering under sjuklöneperioden

För att lösa frågan har parterna valt att justera utfallet på tilläggssidan genom att revidera bestämmelserna i 6 kap. 4 a §, 7 kap. 4 och 5 §§ med vissa följdändringar i bilaga 4.

Ändringen i 7 kap. 4 § Sjuklön (dag 1-14)

Ändringen i 7 kap. 4 § innebär att arbetstagaren ska erhålla 80 % på den inkomstförlust som har uppstått genom det avdrag som gjorts med stöd av 6 kap. 3 § på grund av sjukfrånvaron för dag 2-14 i sjuklöneperioden. Därutöver har arbetstagaren rätt till 80 % av 0,38 procent av de rörliga tilläggen för varje dag som arbetstagaren skulle ha arbetat under samma period.

Genom den ändrade regleringen i 7 kap. 4 § garanteras arbetstagaren en ersättningsnivå på 80 %, oavsett om frånvaroavdraget har gjorts med arbetsdagsavdrag (eventuellt kvotberäknat), kalenderdagsavdrag eller månadsavdrag.

I stycket under matrisen i 7 kap. 4 § finns en hjälpregel som beskriver att avdrag efter sjuklöneperioden ska räknas in i inkomstförlusten i vissa fall. Det gäller till exempel i situationer när dag 14 i sjuklöneperioden är en fredag – men där sjudagarsregeln i 6 kap. 3 § b) medför avdrag även för efterföljande lördag och söndag. Förutsättningen för att avdraget ska kunna räknas in i inkomstförlusten är dock att arbetstagaren inte erhåller någon annan ersättning enligt lag eller avtal.

Exempel 1

En s.k. kontorsarbetande arbetstagare insjuknar lördag den 3 maj som är en arbetsdag (på grund av myndighetens särskilda öppettider tjänstgör arbetstagaren en lördag i månaden), och sjukfrånvaron avslutas fredag den 16 maj som är dag 14 i sjuklöneperioden. Arbetstagaren arbetar igen från och med måndag den 19 maj.

Eftersom frånvaron omfattar en ledighetsperiod på två veckor görs ett kalenderdagsavdrag från och med lördag den 3 maj till och med söndag den 18 maj, dvs. arbetstagaren får 16 kalenderdagsavdrag à 3,3 procent.

Arbetstagaren har ett läkarintyg som sträcker sig fram till och med fredag den 16 maj. Det innebär att arbetstagaren inte får någon ersättning från Försäkringskassan och därmed varken sjukpenning eller sjukpenningtillägg den avslutande lördagen och söndagen.

I den här situationen ska avdraget för lördag och söndag den 17-18 maj ingå i inkomstförlusten som sjuklönen ska beräknas på.

Exempel 2

En s.k. kontorsarbetande arbetstagare insjuknar lördag den 3 maj som är en arbetsdag (på grund av myndighetens särskilda öppettider tjänstgör arbetstagaren en lördag i månaden), och sjukfrånvaron avslutas fredag den 16 maj som är dag 14 i sjuklöneperioden. Arbetstagaren arbetar igen från och med måndag den 19 maj.

Eftersom frånvaron omfattar en ledighetsperiod på två veckor görs kalenderdagsavdrag från och med lördag den 3 maj till och med söndag den 18 maj, dvs. arbetstagaren får 16 kalenderdagsavdrag à 3,3 procent.

Arbetstagaren har ett läkarintyg som sträcker sig fram till och med söndag den 18 maj. Det innebär att arbetstagaren får sjukpenning från FK för lördag och söndag och därmed även sjukpenningtillägg enligt 7 kap. 6 § villkorsavtalen.

I den här situationen ska avdraget för lördag och söndag den 17-18 maj inte ingå i inkomstförlusten som sjuklönen ska beräknas på.

Ändringen i 6 kap. 4 a §, 7 kap. 5 § samt bilaga 4 – berör arbetstagare med koncentrerad tjänstgöring

7 kap. 5 § har kompletterats för att utfallet ska bli korrekt för de arbetstagare som har koncentrerad tjänstgöring och där lokala parter har reglerat frågan i enlighet med bilaga 4 med stöd av 7 kap. 5 §.

Kompletteringen till 7 kap. 5 § innebär att för arbetstagare som har koncentrerad tjänstgöring med lokal reglering, ska även avdraget timberäknas enligt 6 kap. 4 a §. Som en konsekvens av detta har 6 kap. 4 a § fått en hänvisning till 7 kap. 5 §. Vidare har bilaga 4 justerats i de delar som berör arbetstagare med koncentrerad tjänstgöring. Avdragen i bilagan hänvisar nu endast till 6 kap. 4 a § och exemplen under avsnitt B har räknats om och texten anpassats så att den utgår från timavdrag.

Ny reglering av avdragens storlek under tjänstgöringsfria dagar

Ändring i 6 kap. 3 §

Vid frånvaro på båda sidor om tjänstgöringsfria dagar, kan avdragsreglernas konstruktion i 6 kap. innebära att avdrag även ska göras för de mellanliggande tjänstgöringsfria dagarna. Om frånvarons omfattning varierar på båda sidor om dessa tjänstgöringsfria dagar, måste det stå klart vilken omfattning avdraget ska ha för de tjänstgöringsfria dagarna. Av den anledningen har parterna kommit överens om en kompletterande regel i 6 kap. 3 § villkorsavtalen, vilket framgår av 9 § förhandlingsprotokollen.

Exempel

En arbetstagare med s.k. kontorsarbetstid är sjuk på 50 procent från och med måndag vecka 1 till och med fredag vecka 1, vilket innebär att arbetstagaren får 50 procent arbetsdagsavdrag för fem arbetsdagar. På måndag vecka 2 måste arbetstagaren vara hemma hela dagen (100 procent) på grund av sjukt barn, VAB. Det innebär att arbetsdagsavdraget vecka 1 konverterar till 50 procent kalenderdagsavdrag. Genom den nya regleringen görs kalenderdagsavdrag med 50 procent även för lördag och söndag. För måndagen görs 100 procent kalenderdagsavdrag.

Kompletterande reglering i förhandlingsprotokollen

Den kompletterande regleringen i förhandlingsprotokollen tar främst sikte på hur en retroaktiv justering ska göras för redan utbetald sjuklön med stöd av nuvarande regler.

Parternas bedömning är att sjuklönen i de flesta fall har blivit korrekt beräknad och snarast gett ett för högt utfall än för lågt. För tiden från och med den 1 juni 2013 fram till och med den 31 januari 2014 ska en justering endast göras i de fall arbetstagaren har fått en för låg sjuklön varför den retroaktiva regleringen inte bedöms komma att omfatta någon större numerär. För de fall arbetsgivaren beslutar att skjuta fram tillämpningen någon eller några månader ska dock justering göras av såväl för hög som för låg sjuklön. Se vidare under respektive paragraf nedan.

Sjuklönen behöver inte korrigeras för arbetstagare som har oregelbunden arbetstid och vars sjuklön regleras genom 6 kap. 4 a § och bilaga 4. Denna grupp har ett timavdrag och timtillägg under hela sjuklöneperioden med stöd av 6 kap. 4 a § och 7 kap. 4 § som hänvisar till bilaga 4. Det uppstår därför inte några motsvarande differenser för denna grupp.

Sjuklönen för arbetstagare med kontorsarbetstid med jämn förläggning och vars sjukfrånvaro inte medfört mer än fem arbetsdagsavdrag, behöver inte heller korrigeras eftersom sjuklön utgått för de arbetsdagar arbetstagaren har varit frånvarande (7 kap. 4 §).

De situationer som däremot kan ha givit en för låg sjuklön är exempelvis:

  • Arbetstagare med kontorsarbetstid vars sjukfrånvaro överstiger fem arbetsdagar så att arbetsdagsavdragen konverterar till kalenderdagsavdrag, i kombination med "för många" tjänstgöringsfria dagar. Det blir särskilt tydligt i samband med årets jul- och nyårshelg. Den arbetstagare som till exempel är sjuk från och med torsdag den 19 december till och med torsdag den 2 januari, har bara varit borta under sex arbetsdagar, men genom att avdraget konverterar till ett kalenderdagsavdrag, vidkänns arbetstagaren 15 kalenderdagsavdrag, varav 14 ingår i sjuklöneperioden. Sjuklön betalas enligt nuvarande bestämmelser för 4 arbetsdagar i sjuklöneperioden (första arbetsdagen är karensdag). Effekten kan även uppstå för en arbetstagare som insjuknar i slutet av vecka 1, till exempel på fredag och återgår i arbete under början av v. 3, till exempel på en tisdag. I dessa fall är arbetstagaren borta under 7 arbetsdagar, men får på grund av dubbla mellanliggande helger 11 kalenderdagsavdrag. Sjuklön betalas enligt nuvarande bestämmelser för 6 arbetsdagar.
  • Arbetstagare med koncentrerad arbetstid vars sjukfrånvaro inte överstiger fem arbetsdagar, oavsett om lokala parter har ett lokalt avtal med stöd av 7 kap. 5 § eller inte. I båda fallen görs ett kvotberäknat arbetsdagsavdrag trots att tillägget beräknas enligt andra förutsättningar.

Senarelagd tillämpning

De centrala parterna är medvetna om att lönesystemleverantörerna kan ha svårt att ge ett teknikstöd till de nya bestämmelserna redan från den 1 februari 2014. Arbetsgivaren kan därför besluta att flytta fram tillämpningen de antal månader som behövs. De nya bestämmelserna måste dock börja tillämpas senast från och med den 1 juni 2014.

Parterna har reglerat att arbetsgivaren i samband med ett sådant beslut måste informera arbetstagaren om de konsekvenser det kan medföra. Det gäller till exempel att medvetandegöra arbetstagaren om risken för återbetalning i de fall arbetstagaren har erhållit för hög sjuklön under perioden, likaså att kompletterande ersättning kan ges vid ett senare tillfälle, se vidare under 4 och 6 §§ i förhandlingsprotokollen.

Justering från och med den 1 februari 2014 i de fall tillämpningen har senarelagts

Om arbetsgivaren beslutat att skjuta fram tillämpningen enligt 3 § förhandlingsprotokollen får det vissa konsekvenser. En justering av sjuklönen för denna period måste då göras med stöd av de nya reglerna enligt vad som regleras i förhandlingsprotokollen. Efter jämförelse mellan utfallen av de gamla och nya reglerna måste arbetsgivaren betala den mellanskillnad som uppstått om arbetstagaren har fått för låg ersättning. Motsatsvis gäller att arbetstagaren blir ersättningsskyldig i de fall arbetstagaren har fått en för hög sjuklön under denna period. För att underlätta denna kvittning är det av stor betydelse att arbetsgivaren informerar de anställda om denna rutin, i de fall arbetsgivaren beslutar att senarelägga tillämpningen.

Beräkningsmodell för retroaktiv tid fram till och med den 31 januari 2014

Villkorsavtalens reglering trädde i kraft den 1 juni 2013. Det kan därför finnas behov av att justera sjuklönen även för tiden fram till att de nya reglerna träder i kraft den 1 februari 2014. Parterna har därför anvisat en beräkningsmodell för denna tid.

Beräkningsmodellens utfall ska jämföras med det utfall som arbetstagaren har fått med stöd av nuvarande reglering. Med "nuvarande reglering" avses villkorsavtalen i lydelse från och med den 1 juni 2013.

Den arbetstagare som erhållit för hög sjuklön under retroaktiv tid blir inte återbetalningsskyldig. Däremot ska den arbetstagare som erhållit för låg sjuklön bli ersatt med det felande belopp som räknats fram enligt beräkningsmodellen.

Exempel på hur beräkningen hanteras enligt den beräkningsmodell som parterna anvisat i 5 § förhandlingsprotokollen finns i bilagan till detta nummer av Arbetsgivarverket informerar (se nedan).

Även små belopp ska betalas till arbetstagaren, även om det procentuella utfallet med stöd av avrundningsregler beräknas uppgå till 80 % av inkomstförlusten. Orsaken till denna ordning är att undvika försvårande kompletterande regler med acceptans för vissa differenser. En enkel beräkningsmodell ger bättre förutsättning för lönesystemleverantörerna att skapa rättelseprogram.

Bestämmelser i övrigt med anledning av justerad sjuklön

Parterna är överens om att justering bör göras snarast, dock senast 30 juni 2014.

Arbetsgivarventil vid stora diskrepanser och försenad reglering

Den nya regleringen kommer inte träda i kraft i tid för att kunna ta hand om de stora differenser som kan komma att uppstå för de arbetstagare som nyinsjuknar i anslutning till och under, jul- och nyårshelgen och vars arbetsdagsavdrag konverterar till kalenderdagsavdrag.

För att inte enskilda arbetstagare ska blir drabbade av allt för stora avdrag i förhållande till sjuklönens storlek i kombination med sen rättelse, vill Arbetsgivarverket påminna om den arbetsgivarventil som finns i 6 kap. 2 § sista stycket. Av ventilen framgår att:

"Om arbetsgivaren anser att det finns särskilda skäl får arbetsgivaren besluta att löneavdrag inte ska göras eller ska göras enligt andra grunder än som anges i avtalet."

Den beräkningsmodell som parterna anvisat i förhandlingsprotokollen kan tjäna som vägledning för de arbetsgivare som önskar nyttja ventilen, för att beräkna ett alternativt avdrag.

I de fall arbetstagaren får en justerad sjuklön genom att arbetsgivaren utnyttjar arbetsgivarventilen ovan, ska den justerade sjuklönen jämföras med beräkningsmodellens utfall, när arbetsgivaren i ett senare skede tillämpar beräkningsmodellen enligt 5 § i förhandlingsprotokollet.

Nuvarande lokala avtal för arbetstagare med koncentrerad tjänstgöring

Enligt förhandlingsprotokollen måste lokala parter se över de ev. lokala avtal som slutits med stöd av 7 kap. 5 § så att även de ger ett utfall som överensstämmer med sjuklönelagens intentioner.

Observera att i de fall nuvarande lokala avtal ger ett utfall som inte överensstämmer med sjuklönelagen så ska en rättelse göras enligt den beräkningsmodell som anvisas i 5 § förhandlingsprotokollen.

Mer information

Bilaga: Exempel på beräkning enligt parternas beräkningsmodell

Ändrad reglering av sjuklöneperioden och dithörande frågor i Villkorsavtal Arbetsgivarverket – OFR/S,P,O (förhandlingsprotokoll och bilagor)

Ändrad reglering av sjuklöneperioden och dithörande frågor i Villkorsavtal Arbetsgivarverket – SEKO (förhandlingsprotokoll och bilagor)

Ändrad reglering av sjuklöneperioden och dithörande frågor i Villkorsavtal Arbetsgivarverket – Saco-S (förhandlingsprotokoll och bilagor)

Har du frågor - kontakta: rådgivare Yasmine Trolle, e-post: yasmine.trolle@arbetsgivarverket.se eller förhandlare Ken Johnsson, e-post: ken.johnsson@arbetsgivarverket.se. Båda nås också via 08-700 13 00.