Pågående anställning

Ledighet och frånvaro

En arbetstagare har i olika situationer rätt till ledighet. Det kan vara vid studier, semester, barns födelse och sjukdom eller vid egen sjukdom samt som facklig förtroendeman.

Frånvaro kan delas upp i ledigheter och annan frånvaro från arbetet.

Med ledigheter avses sådan frånvaro från arbetet som arbetsgivaren är införstådd med och där arbetstagaren befrias från att utföra sitt arbete enligt anställningsavtalet under en viss tid. Till ledighet räknas också frånvaro på grund av sjukdom (sjukfrånvaro).

Med annan frånvaro menas när arbetstagaren är frånvarande från arbetet utan att arbetsgivaren har beviljat ledighet, till exempel på grund av att arbetstagaren uteblir från arbetet, är avstängd från arbetet eller deltar i facklig stridsåtgärd.

Lagar och regler

Socialförsäkringsbalken, [Riksdagen] 
Föräldraledighetslagen [Riksdagen] 
Semesterlagen [Riksdagen] 
Studieledighetslagen [Riksdagen] 
Lag om sjuklön [Riksdagen]

Avtal och skrifter

Om ledighet - en väglednig för statliga arbetsgivare

Olika ledigheter och frånvaro

I tabellen nedan finn olika typer av ledigheter och frånvaro och de lagar/författningar/avtal som gäller för respektive ledighet. Kontakta din rådgivare på Arbetsgivarverket för ytterligare stöd och råd.

På den svenska arbetsmarknaden förekommer en relativt omfattande reglering av olika typer av ledigheter. För det statliga området gäller dessutom en del särbestämmelser i dessa frågor.

En arbetstagare kan ha rätt till ledighet, antingen direkt med stöd av lag, annan författning eller med stöd av bestämmelser i kollektivavtal. Olika förutsättningar, till exempel kvalifikationstid, kan påverka rätten till ledighet.

Föräldraledighet

En arbetstagare har rätt till ledighet och ersättning i samband med barns födelse och sjukdom.

Bestämmelser vid ledighet

Enligt föräldraledighetslagen har en arbetstagare rätt till hel föräldraledighet till dess barnet är ett och ett halvt år oavsett om denne får föräldrapenning eller inte. Utöver detta har föräldern rätt till ledighet under den tid då han eller hon uppbär föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning från Försäkringskassan. Föräldern har även rätt att förkorta arbetstiden med upp till en fjärdedel av normal arbetstid till dess att barnet har fyllt åtta år eller till dess att barnet har avslutat första skolåret.

Enligt tjänstledighetsförordningen bör en arbetstagare också i regel beviljas partiell ledighet för vård av barn intill utgången av det skolår då barnet fyller tolv år.

Arbetstagaren får enligt föräldraledighetslagen dela upp ledigheten med eller utan föräldrapenning på högst tre perioder per kalenderår. Ytterligare uppdelning får göras endast om arbetsgivaren medger det. Regeln gäller inte för ledighet med tillfällig föräldrapenning eller ledighet för föräldrautbildning.

Rätt till omplacering

En kvinnlig arbetstagare har enligt föräldraledighetslagen rätt till omplacering då hon väntar barn och har ett fysiskt tungt arbete. En arbetstagare som är gravid, nyss fött barn eller ammar har även rätt till omplacering om hon har en arbetsmiljö som enligt Arbetsmiljölagen medför en särskild risk för henne eller barnet.

Graviditetspenning

Graviditetspenning, enligt socialförsäkringsbalken, kan betalas ut innan barnet föds om kvinnan har ett fysiskt påfrestande arbete eller ett arbete som innebär risk för fosterskador. Förutsättningen för att graviditetspenningen ska kunna betalas är att kvinnan inte kan omplaceras till ett lämpligare arbete.

Föräldrapenning

Föräldrapenning, enligt socialförsäkringsbalken, kan betalas ut i samband med barns födelse eller adoption. Föräldrapenning kan tas ut tidigast från och med 60:e dagen före barnets födelse av barnets mor. Om barnet är fött före den 1 januari 2014 kan sedan föräldrapenning betalas längst till dess barnet fyller åtta år eller har avslutat första skolåret.

Om barnet är fött den 1 januari 2014 eller senare kan arbetstagaren ta ut föräldrapenning till och med den dag då barnet fyller 12 år eller när barnet slutar årskurs 5 i skolan. Efter att barnet har fyllt 4 år betalas föräldrapenning dock endast ut under högst 96 dagar sammanlagt för föräldrarna.

Tillfällig föräldrapenning

Tillfällig föräldrapenning, enligt socialförsäkringsbalken, kan betalas ut för vård av barn som inte har fyllt tolv år, till exempel vid sjukdom hos barnet eller barnets ordinarie vårdare. För barn med särskilda behov kan tillfällig föräldrapenning betalas till dess barnet fyller sexton år. För barn som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade kan tillfällig föräldrapenning i vissa fall betalas utäven för äldre barn.

Den förälder som inte föder barnet har rätt till tio extra dagar med tillfällig föräldrapenning i samband med barns födelse.

Ersättning enligt kollektivavtal

Ersättningarna enligt lag kompletteras till viss del genom löneförmåner enligt kollektivavtal. Under tid med föräldrapenning betalar arbetsgivaren, under vissa förutsättningar, enligt villkorsavtalen ett så kallat föräldrapenningtillägg som tillsammans med föräldrapenningen kompenserar cirka 90 procent av inkomstbortfallet.

En arbetstagare som om fattas av villkorsavtalen mellan Arbetsgivarverket och Seko respektive Saco-S och som får graviditetspenning enligt socialförsäkringsbalken har i vissa fall rätt till graviditetspenningtillägg i enlighet med avtalen.

Lagar och bestämmelser

Bestämmelser avseende ledighet vid barns födelse och vid tillfällig vård av barn finns i föräldraledighetslagen och i tjänstledighetsförordningen. Rätten till föräldrapenning regleras i socialförsäkringsbalken.

Lagarna kompletteras genom kollektivavtal om löneförmåner under föräldraledighet. Reglerna om kollektivavtalad lön under föräldraledighet för statligt anställda finns i villkorsavtal/villkorsavtal-T och i affärsverksavtalen (AVA/AVA-T). Observera att det utöver villkorsavtal/villkorsavtal-T och AVA/AVA-T kan finnas lokala avtal med avvikelser.

Lagar och regler

Socialförsäkringsbalken, [Riksdagen] 
Föräldraledighetslagen [Riksdagen] 
Semesterlagen [Riksdagen] 
Studieledighetslagen [Riksdagen] 
Lag om sjuklön [Riksdagen]

Avtal och skrifter

Om föräldraledighet - en vägledning för statliga arbetsgivare

Semester

Enligt semesterlagen (SemL) har varje arbetstagare rätt till minst 25 semesterdagar per år.

Semesterlagen är tvingande till arbetstagarens fördel, det vill säga den innehåller minimiregler för semestern och avtal som inskränker eller upphäver arbetstagares rättigheter enligt lagen är ogiltiga. Genom centralt kollektivavtal kan däremot en arbetstagare få längre semester eller andra semestervillkor som är förmånligare än lagens regler.

Semesterlagens bestämmelser utgör grunden för de centrala avtalens semesterbestämmelser (5 kap. VIllkorsavtal/VIllkorsavtal-T, 11 § AVA). Avtalen reglerar i huvudsak de semidispositiva reglerna i semesterlagen och innebär till exempel att andra regler för beräkning av semesterlön än lagens har införts (16 § SemL).

Avtalen innehåller också vissa kompletteringar till semesterlagens tvingande bestämmelser. Det gäller bland annat semesterlönegrundande frånvaro där avtalen kompletterar lagen (17 § SemL). Skillnader finns dock mellan villkorsavtalens (Villkorsvavtal/Villkorsavtal-T) och AVA:s regleringar av semesterbestämmelser. Skillnaderna i avtalen är resultat av olika förhandlingsuppgörelser där hänsyn har tagits till de sammantagna anställningsförmånerna i respektive avtal.

Villkorsavtalen (Villkorsavtal/Villkorsavtal-T) och AVA möjliggör dessutom andra semestervillkor genom lokalt kollektivavtal eller enskild överenskommelse (2 kap 2§ och 7§ Villkorsavtal/VIllkorsavtal-T, 5 kap 17§ Villkorsavtal-T, 1-1 a §§ och 11 § 2 mom. AVA).

En viktig utgångspunkt för reglerna om semester är följande indelning av semesterförmånerna:

• Ledigheten, själva semestern
• Semesterlönen, den lön man har under semesterledigheten
• Semesterersättning, den ersättning man får om man inte har fått ut sin intjänade semesterledighet då man slutar sin anställning.

Lagar och regler

Socialförsäkringsbalken, [Riksdagen] 
Föräldraledighetslagen [Riksdagen] 
Semesterlagen [Riksdagen] 
Studieledighetslagen [Riksdagen] 
Lag om sjuklön [Riksdagen]

Avtal och skrifter

Om semester - en väglednig för statliga arbetsgivare

Sjuk (på grund av sjukdom prova annat arbete)

Lagen (2008:565) om rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete ger arbetstagare rätt att vara lediga för att på grund av sjukdom prova annat arbete. Denna ledighetslag utgör ett led i rehabiliteringskedjan och syftet med lagen är att det ska bli lättare för sjukskrivna arbetstagare att prova annat arbete och därmed kunna återgå i arbete. Lagen är tvingande till arbetstagarens fördel.

Rätten till ledighet

Som villkor för att ha rätt till ledigheten gäller att arbetstagaren:

• på grund av sjukdom har haft nedsatt arbetsförmåga i förhållande till sitt vanliga arbete, eller till annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt erbjudit arbetstagaren, under en period om minst 90 dagar, och
• har ingått ett anställningsavtal med en annan arbetsgivare under tiden från och med dag 91 till och med dag 180 av sjukperioden.

Ledighetens omfattning och längd

Omfattningen på ledigheten ska motsvara omfattningen på den nya anställningen och arbetstagaren kan ha helt eller delvis nedsatt arbetsförmåga. Det finns inget krav på att den nya anställningen ska avse en viss anställningsform.

Ledigheten och den sjukperiod som ligger till grund för rätten till ledighet får tillsammans uppgå till högst tolv månader och kan därmed som längst pågå under nio månader. Ledigheten anses börja löpa när arbetstagaren påbörjar det nya arbetet.

En arbetstagare som vill utnyttja sin rätt till ledighet ska anmäla detta till arbetsgivaren senast två veckor före ledighetens början.

Arbetstagaren ska samråda med arbetsgivaren om ledighetens förläggning. Kan överenskommelse inte träffas ska arbetsgivaren förlägga ledigheten enligt arbetstagarens önskemål.

Återgång i arbete

Arbetstagaren får avbryta sin påbörjade ledighet och återgå i arbete hos arbetsgivaren. Arbetstagaren ska i dessa fall snarast möjligt underrätta sin arbetsgivare om återgången. Om ledigheten varit avsedd att pågå under minst en månad ska arbetsgivaren ha rätt att skjuta på återgången högst en månad. Arbetstagaren ska även underrätta arbetsgivaren om att han eller hon avser att återgå i arbete efter ledighetsperiodens slut senast en månad före återgången.

Anställningsskydd och kollektivavtal

En arbetstagare som begär eller tar i anspråk sin rätt till ledighet ska tillförsäkras skydd mot uppsägning, avskedande och försämrade anställningsförmåner eller anställningsvillkor.

Ett avtal som innebär att arbetstagares rättigheter enligt lagen inskränks ska vara ogiltigt i den delen. Avvikelser får dock göras genom kollektivavtal, som har slutits på central nivå, i fråga om anmälan om ledighet, underrättelsefristerna för återgång i arbete och den närmare tillämpningen gällande ledighetens förläggning och skyddet för anställningsförmånerna.

Mål om tillämpning av lagen ska handläggas enligt lagen (1974:371) om rättegången i arbetstvister.

Frågor och svar

Frågor och svar Sjukfrånvaro

Lagar och regler

Socialförsäkringsbalken, [Riksdagen] 
Föräldraledighetslagen [Riksdagen] 
Semesterlagen [Riksdagen] 
Studieledighetslagen [Riksdagen] 
Lag om sjuklön [Riksdagen]

Studieledighet

En arbetstagare som vill studera har rätt till behövlig ledighet från sin anställning enligt lag om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning (1 § studieledighetslagen).

Vad är studier?

Med utbildning avses en kunskapsförmedling som följer en kurs- eller studieplan. Arbetsdomstolen (AD) har prövat vad som avses med utbild-ning i lagens mening (AD 1982:32).

Finns det någon kvalifikationstid?

Enkelt svarat, ja. Men, man skiljer på facklig utbildning där inga krav på anställningstid innan ledighet för utbildning finns och annan utbildning där arbetstagaren ska ha varit anställd hos arbetsgivaren de senaste sex månaderna eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren vid ledighetens början.

Kan arbetsgivaren skjuta upp ledigheten?

Arbetsgivaren kan skjuta upp studieledighet som överstiger en arbetsvecka i upp till sex månader från ansökningstillfället utan att få berörd lokal arbetstagarorganisations samtycke. Däremot ska både arbetstagaren och arbetstagarorganisationen genast underrättas om beslutet och skälen för detta. Ledighet som sammanlagt motsvarar högst en arbetsvecka får skjutas upp i högst två veckor. Samma gäller för utbildning som till vä-sentlig del avser fackliga frågor eller frågor som hänger samman med facklig verksamhet.

Vad är behövlig ledighet?

Uttrycket behövlig ledighet innebär att det måste finnas ett samband mellan utbildningens och ledighetens längd, omfattning och förläggning.

Om det är fråga om undervisning som ligger utanför arbetstid, har arbetstagaren alltså rätt till ledighet endast om arbetstagaren måste vara ledig för att kunna fullfölja utbildningen, till exempel för att kunna läsa in den aktuella kurslitteraturen (så kallad skälig förberedelsetid).

För vilka tider ska ledigheten beviljas?

Ledigheten får inte beviljas för annan tid än den som arbetstagaren begärt. Om arbetstagaren till exempel begär studieledighet för en termin i taget, får arbetsgivaren inte ändra ledighetsperioden till att till exempel avse ett helt läsår.

Har arbetstagaren rätt att avbryta ledigheten och återgå till arbetet?

En arbetstagare som avbryter sin utbildning har rätt att återgå i arbete. Arbetstagaren ska meddela arbetsgivaren om de ändrade planerna. Arbetsgivaren kan skjuta på återgången två veckor om ledighetens längd är mer än en vecka och en månad om ledighetens längd är ett år eller mer. Om arbetsgivaren vill skjuta på återgången ska arbetsgivaren underrätta arbetstagaren om detta och samtidigt ange när återgången kan ske.

En arbetstagare som önskar återgå i arbete efter flera års studieledighet kan inte kräva att få tillbaka sina tidigare arbetsuppgifter om arbetsgivarens verksamhet har genomgått förändringar sedan arbetstagarens studieledighet började. Enligt studieledighetslagen ska dock arbetstagaren "vara tillförsäkrad samma eller likvärdig ställning i fråga om arbetsförhållanden och anställningsvillkor som om han ej haft ledighet" (9 § stu-dieledighetslagen).

Är studieledighet semesterlönegrundande?

Studieledighet innebär vanligtvis att helt löneavdrag görs och att ledighe-ten inte är semesterlönegrundande. Viss ledighet för utbildning är semesterlönegrundande enligt semesterlagen (17 § SemL). Om arbetsgivaren betalar lön, helt eller delvis, under studieledigheten grundar ledigheten rätt till semester på samma sätt som arbetad tid.

Vad gäller vid tvist?

Den lokala arbetstagarorganisationen har i vissa fall så kallat tolkningsföreträde om det uppstår tvist om tillämpningen av studieledighetslagen, det vill säga organisationens mening gäller till dess tvisten avgjorts i Arbetsdomstolen. Arbetstagarorganisationen kan dock inte genom tolkningsföreträde hindra arbetsgivaren från att skjuta upp en studieledighet under en viss tid. Sådana tvister kan till exempel avse frågor om vad som är behövlig ledighet, om studierna ska anses vara utbildning, om ledigheten ska anses avse facklig utbildning, om kvalifikationstiden är uppnådd eller om vilka uppskjutandefrister som gäller.

Lagar och regler

Socialförsäkringsbalken, [Riksdagen] 
Föräldraledighetslagen [Riksdagen] 
Semesterlagen [Riksdagen] 
Studieledighetslagen [Riksdagen] 
Lag om sjuklön [Riksdagen]

Verksamhetens krav och ekonomiska förutsättningar ska vara utgångspunkt för arbetstidens förläggning och övriga arbetstidsvillkor. Enligt Villkorsavtal/Villkorsavtal-T ska lokalt kollektivavtal slutas om förläggning av arbetstiden.

De statliga myndigheterna har, i bred samverkan med Arbetsgivarverket, tagit fram en gemensam arbetstidspolicy som utgör en gemensam plattform för statliga arbetsgivare. 

Policyn fastställer att:

• det är verksamhetens krav och ekonomiska förutsättningar som utgör utgångspunkten för arbetstidens förläggning och övriga arbetstidsvillkor,
• en kontinuerlig översyn sker för anpassning till förändrade krav på verksamhet och ekonomiska förutsättningar,
• arbetstiden förläggs, inom ramen för verksamhetens krav, så att den bidrar till en god arbetsmiljö.

I respektive organisations ledning är det viktigt att ha en uppfattning om vad man på myndigheten vill uppnå utifrån ett övergripande verksamhetsperspektiv, det vill säga den lokala arbetsgivarpolitiken.

För att omsätta policyn i verksamheten behöver du som chef möjliggöra diskussion och konkretisering på lokal nivå i förhållande till din verksamhets behov och förutsättningar. Organisationens förmåga att driva förändringar bygger på din och dina medarbetares motivation och engagemang. Vid förändring av arbetstidens förläggning är det därför viktigt att du som chef bjuder in medarbetarna i förändringsprocessen och skapar utrymme för dialog om verksamhetens och medarbetarnas behov. Förutsatt att verksamhetens behov tillgodoses kan arbetstiden förläggas så att den också passar den enskilde individens önskemål. Villkorsavtalen och AVA/AVA-T möjliggör detta genom att utgöra stödet för lokala kollektivavtal eller enskild överenskommelse.

Viktigt att tänka på är att möjligheten till enskilda överenskommelser om arbetstid innebär till exempel att staten kan, under förutsättning att det passar verksamhetens krav, erbjuda arbetsplatser där människor med olika bakgrund och kompetens av betydelse för arbete, kvalitet och kundorientering kan verka.

Stöd i ditt arbete får du av din lokala HR-funktion.

Frågor som är bra att diskutera tillsammans kan vara:

• När bedrivs viss verksamhet och vem/vilka leder den?
• Vilka arbetsuppgifter går att styra tidsmässigt?
• Vilka arbetsuppgifter är bundna till fasta tider?
• Hur ser arbetsuppgifternas fördelning ut under dygnet i förhållande till bemanning?
• Hur ser servicenivån ut i förhållande till resurser?
• Hur ska bemanningen lösas vid till exempel sjukdom och föräldraledighetNär och hur planeras semesterperioderna?

Frågor och svar

Frågor och svar Arbetstid

Arbetsgivarverkets lathundar för beräkning av veckoarbetstid och årsarbetstid

2019

Brutto årsarbetstid 2019 (excel)
Sommar- och vintertid 2019 (pdf)
Ordinarie arbetstid 2019 (pdf)

2018

Brutto årsarbetstid 2018 (excel)
Sommar- och vintertid 2018 (pdf)
Ordinarie arbetstid 2018 (pdf)

Avtal och skrifter

Verksamhetsanpassa arbetstiden
Arbetstidspolicy för den statliga sektorn

I detta sammanhang beskriver en enskild överenskommelse en situation där arbetsgivaren och en enskild medarbetare skriftligen blir överens om att utifrån ett individuellt perspektiv – enskilt – avvika från en bestämmelse i ett kollektivavtal eller komma överens om villkor. Den är därmed unik just för denna enskilda medarbetare.

Genom ett antal överenskommelser som parterna har träffat, framför allt i samband med tillkomsten av PA 16, har förutsättningarna för att ingå enskilda överenskommelser ändrats. Nedanstående text har som mål att dels redovisa de bestämmelser och förutsättningar som nu råder kring möjligheten att ingå enskilda överenskommelser kring olika villkorsfrågor, dels informera om möjligheten till extra pensionsavsättning. Avslutningsvis redovisas också ett antal arbetsgivarpolitiska överväganden som arbetsgivaren behöver ta ställning till.

Det är inledningsvis viktigt att slå fast att enskilda överenskommelser är en möjlighet och inte en rättighet. Bestämmelser som reglerar förutsättningarna för enskilda överenskommelser är konstruerade så att en arbetsgivare utifrån en prövning i varje enskilt fall besluta om att avstå eller ingå en sådan överenskommelse även om utgångspunkten är att medarbetaren önskar byta en förmån mot annan förmån. Det kan finnas individuella motiv till varför en föreslagen konstruktion inte är lämplig, vare sig utifrån ett individperspektiv eller från ett verksamhetsperspektiv.

Varför enskilda överenskommelser?

Att kunna utveckla och behålla den kompetens som verksamheten behöver är viktigt. Ökad rörlighet på arbetsmarknaden ställer krav på attraktiva arbetsplatser och anställningsvillkor.

För att skapa stimulerande, kreativa och attraktiva arbetsplatser krävs bland annat ett bra ledar- och medarbetarskap, en hälsosam arbetsmiljö och möjlighet till flexibla lösningar för både arbetsgivare och arbetstagare. De krav som ställs på statliga arbetsgivare innebär flera utmaningar och förutsätter både en offensiv arbetsgivarpolitik och kollektivavtal som bidrar till och stödjer effektiva verksamheter.

Verksamheternas behov av innovation och utveckling, tillsammans med en ökad globalisering och internationellt utbyte, kräver både följsamhet och framförhållning. Detta innebär i sin tur ett allt större behov av att kunna erbjuda och styra med stöd av flexibla och individanpassade lösningar i det enskilda fallet. Mot den bakgrunden är möjligheten till enskilda överenskommelser en väg till att mer kunna individualisera olika villkor.

Generella förutsättningar

Huvudsakligen finns bestämmelserna om enskilda överenskommelser i de olika Villkors-/Affärsverksavtalen som gäller mellan Arbetsgivarverket och respektive facklig organisation. Därutöver finns också bestämmelser kring enskilda överenskommelser i PA 16. Det är viktigt att komma ihåg att det finns vissa skillnader i möjligheterna att träffa enskilda överenskommelser mellan de olika avtalen.

Nedan följer en beskrivning av vilka förutsättningar som råder mellan de olika avtalen och vilka frågor som sådana överenskommelser kan ingås om. Dessutom redovisas vissa formaliafrågor som är viktiga att tänka på framöver.

Likheter/skillnader

I samband med att OFR/S,P,O anslöt sig till PA 16 (23 februari 2016) träffades en överenskommelser om ändringar i villkors- respektive affärsverksavtalet mellan Arbetsgivarverket och OFR/S,P,O. Anslutningen till PA 16 och ändringarna i villkors- respektive affärsverksavtalet innebär att det numera i alla delar är likalydande bestämmelser vad gäller möjlighet till enskild överenskommelse i avtalen med OFR/S,P,O och Saco-S.

Vad gäller Seko är förutsättningarna oförändrade. Det innebär att möjligheten att träffa enskild överenskommelse enligt Villkors- respektive Affärsverksavtalet respektive PA 16 är begränsade både vad gäller vilka frågor det är möjligt att träffa överenskommelse kring, likväl som överenskommelsens längd jämfört med Saco-S och OFR/S,P,O. Det finns inte heller någon möjlighet att genom lokalt avtal med stöd av Villkors- respektive affärsverksavtalen träffa överenskommelser om att införa samma regler som gäller för övriga.

Vad gäller oorganiserade medarbetare ska arbetsgivaren lokalt, enligt Kollektivavtalsförordningen, ta ställning till vilket kollektivavtal som dessa medarbetare ska omfattas av. Genom det ställningstagandet ges också svaret på vilka möjligheter som finns att ingå enskild överenskommelse med en oorganiserad medarbetare.

Sammantaget innebär detta att det för ca 95 % av medarbetarna inom det statliga avtalsområdet råder samma möjligheter till enskilda överenskommelser både vad gäller frågor enligt villkors- respektive affärsverksavtalen och enligt PA 16.

Vad kan en enskild överenkommelse omfatta?

Som framgår av texten i avsnittet "Generella förutsättningar" finns det i nuläget både likheter och skillnader mellan de olika villkors- respektive affärsverksavtalen, vilka framgår av respektive avtal. Gemensamt för alla är att det går att träffa en sådan överenskommelse kring arbetstidsförläggning eller förtroendearbetstid, ökat uttag av övertid, kompensation för övertid, uppsägningstidens längd.

Därutöver finns i de Villkors- respektive affärsverksavtal som gäller för Saco-S respektive OFR/S,P,O även möjlighet att träffa överenskommelse kring semesterns längd, semester del av dag eller andra villkor som lokala parter träffar kollektivavtal om.

Även PA 16 innehåller bestämmelser som medger enskilda överenskommelser om extra pensionsavsättning. Sådan avsättning kan ske genom ett lokalt kollektivavtal som reglerar avsättningen för grupp eller enskild medarbetare. Därutöver kan en medarbetare tillhörande Saco-S eller OFR/S,P,O träffa en enskild överenskommelse direkt med arbetsgivaren om sådan avsättning.

När det gäller Seko och möjligheten till extra pensionsavsättning genom överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare träffade centrala parter i juni 2015 en tidsbegränsad överenskommelse (giltig till och med 2017-12-31) som skapade förutsättningar för sådana överenskommelser genom ett lokalt avtal. Det är viktigt att komma ihåg att överenskommelser som träffas med arbetstagare tillhörande Seko måste bygga på en växling av lön eller annan förmån till extra pensionsavsättning.

Bestämmelserna kring enskilda överenskommelser i PA 16 beskrivs på olika sätt i Avdelning I jämfört Avdelning II. För de som omfattas av Avdelning I finns i 4 kap. 5-9 §§ bestämmelser om extra avsättning och för de som omfattas av Avdelning II finns bestämmelserna i 3 kap. 4 §.

Sammanfattningsvis

- Det finns skillnader i förutsättningarna för å ena sidan Seko och å andra sidan Saco-S och OFR/S,P,O.

- Regler kring extra pensionsavsättning framgår av 4 kap. Avdelning I respektive 3 kap. Avdelning II i PA 16.

- Utgångspunkterna för enskilda överenskommelser framgår av 2 kap. 7 § i respektive Villkorsavtal samt i 1 a § i respektive affärsverksavtal med Saco-S och OFR/S,P,O.

Följande villkor går att träffa överenskommelse om:

Sådan ytterligare premie (avgift) som nämns i 3 kap. 4 § Avdelning II PA 16 (Kåpan Extra) ska kunna tillgodoräknas arbetstagare efter ny enskild överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren från och med den månad arbetstagaren fyller 65 år så länge anställningen fortgår dock längst till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 67 år. För de som omfattas av Avdelning I gäller enligt 4 kap. 1 § att premier kan tillgodoräknas arbetstagaren fram till och med den månad som arbetstagaren uppnår den i 32 a § LAS angivna åldern (67 år).

Formalia

Det finns ett antal formaliafrågor som är viktiga att både ta hänsyn till och hantera i samband med upprättande av enskilda överenskommelser.

Av bestämmelserna i villkors- respektive affärsverksavtalen samt PA 16 framgår att följande formkrav finns kring enskilda överenskommelser.

1. Överenskommelsen ska vara skriftlig.
2. För medarbetare tillhörande OFR/S,P,O och Saco-S gäller överenskommelsen tillsvidare och ska därför innehålla bestämmelser om hur överenskommelsen kan sägas upp.
3. För överenskommelser träffade med medarbetare tillhörande Seko gäller att överenskommelsen gäller ett år om inte annat har överenskommits.
4. Arbetsgivaren kan med OFR/S,P,O och Saco-S sluta kollektivavtal om att enskilda överenskommelser får träffas i andra fall än som framgår av villkors- respektive affärsavtalen.
5. Innan överenskommelse träffas ska berörd lokal arbetstagarorganisation informeras.

Sammanfattningsvis

- Överenskommelsen ska vara skriftlig

- För Seko gäller tidsbegränsat ett år om inte annat överenskommes

- För övriga gäller att överenskommelsen löper tillsvidare

- Vid tillsvidareöverenskommelse ska uppsägningsbestämmelser ingå.

Växling – icke växling

En enskild överenskommelse kan bygga på två olika scenarier, antingen genom en villkorsväxling eller genom en överenskommelse utan växling. Det är viktigt att i överenskommelsen tydligt ange på vilken grund den har träffats. Konsekvenserna vid till exempel överenskommelsens upphörande är olika beroende på om det har baserats på en växling eller inte.

Överenskommelse genom växling

Med en villkorsväxling menas att värdet av ett villkor, till exempel en eller flera semesterdagar byts mot annat villkor som till exempel högre lön eller extra pensionsavsättning. När en enskild överenskommelse ingås genom växling av ett villkor mot ett annat villkor är det viktigt att i överenskommelsen tydligt ange värdet av det växlade villkoret utifrån att när en överenskommelse upphör/sägs upp ska värdet återgå.

OBS, det har över tid återkommande diskuterats hur den skillnad i löneskatt som finns på lön respektive pensionsavsättning ska hanteras. Det viktigt att komma ihåg att löneskatt inte är ett värde som den enskilde någonsin disponerar över och därför kan den mellanskillnaden inte vägas in i en enskild överenskommelse som bygger på växling av förmåner.

Överenskommelse utan växling

Det är även möjligt att träffa enskild överenskommelse utan att den bygger på en växling. En sådan överenskommelse kan exempelvis omfatta antalet semesterdagar eller extra pensionsavsättning. Den stora skillnaden mellan dessa överenskommelser är att när en sådan överenskommelse upphör så går inget värde tillbaka till medarbetaren. Medarbetaren har i denna situation inte avstått något utan bara erhållit en extra förmån varför det inte finns något att återföra. Det är ändå även här viktigt att värdet i överenskommelsen tydligt framgår framför allt utifrån ett kostnadsuppföljningsperspektiv.

Obs! Ufrån vad som ska och inte ska återgå när en överenskommelse upphör är det viktigt att hålla isär dessa två olika överenskommelser. I en situation där arbetsgivaren och arbetstagaren enas om en överenskommelse som bygger på ett visst avstående men också att en förmån tillskrivs arbetstagaren utöver värdet av växlingen så ska dessa överenskommelser vara separata utifrån att när en sådan överenskommelse sägs upp så ska enbart en del av värdet (det växlade) återgå till den enskilde.

Sammanfattningsvis

Separera överenskommelser som bygger på växling och överenskommelse utan växling från varandra.

Särskilt om extra pensionsinsättning genom lokalt kollektivavtal

Enligt bestämmelserna i PA 16 finns möjlighet att i ett lokalt kollektivavtal träffa överenskommelse om extra pensionsavsättning för grupp eller enskild medarbetare. I denna del gäller enligt PA 16 samma bestämmelser för alla parter.

Det är viktigt att komma ihåg att genom PA 03 upphörande så upphörde alla kollektivavtal som tidigare hade träffats med OFR/S,P,O. I de fall avtal hade träffats av OFR/S,P,O gemensamt med andra arbetstagarorganisationer så upphörde även dessa att gälla gentemot OFR/S,P,O från samma tidpunkt. För det fallet det finns en önskan om att sådant avtal ska fortsätta att gälla så måste nytt avtal träffas alternativt måste övriga parter ansluta OFR/S,P,O från och med den 23 februari 2016. OBS det går inte att läka tiden mellan 1 januari 2016 fram till och med 22 februari 2016.

Arbetsgivarpolitiska överväganden

Kostnadseffektivitet

Enskilda överenskommelser kan användas för att anpassa villkoren till gagn för såväl arbetsgivare som arbetstagare. Löner, löneökningar och kostnader för villkor måste totalt rymmas inom det utrymme för arbetskraftskostnader som myndigheterna avsätter. De villkor som erbjuds måste vara kostnadseffektiva samtidigt som de är attraktiva för medarbetarna. En effektiv användning av enskilda överenskommelser förutsätter därför att myndigheten i fråga budgeterar, dokumenterar och följer upp kostnaderna, analyserar dessa och ställer dem i relation till de vinster som överenskommelserna ger för verksamheten.

Policy eller riktlinjer

För att säkerställa en konsekvent och saklig hantering av enskilda överenskommelser kan en myndighetsövergripande policy vara av värde. Detta gäller särskilt större arbetsgivare. En sådan policy kan röra gemensamma förhållningssätt och regler. Vad bör man som arbetsgivarföreträdare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser m.m.? Vad gäller vid olika typer av frånvaro? Hur hanteras oorganiserade arbetstagare? Av delegationsordningen bör vidare framgå vilka chefer som har befogenhet att ingå enskilda överenskommelser.

Administrativ hantering

En arbetsgivare bör försäkra sig om att lönesystemet klarar av att hantera de olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan tänkas komma att hantera. Systemet måste inte bara kunna hantera medarbetares lön och övriga villkor utan också kunna ge en fullständig bild av samtliga villkor. Detta blir viktigt, inte minst när det gäller till exempel lönestatistik inför lönerevision eller lönekartläggning enligt jämställdhetslagen.

Att tänka på

Nedan följer några frågeställningar som arbetsgivare behöver diskutera och ta ställning till: 

• Vad vinner vi som arbetsgivare på att tillämpa enskilda överenskommelser? Är vissa speciella områden prioriterade?
• Hur ser kostnadskalkylen ut? Är de överenskommelser som ingås kostnadseffektiva för arbetsgivaren?
• Ska samma förutsättningar gälla för alla arbetsgivarföreträdare eller är det upp till cheferna att fritt ingå överenskommelser utan särskilda riktlinjer?
• Hur säkrar vi att de enskilda överenskommelser som träffas bygger på en bedömning i varje enskilt fall (enskilda överenskommelser är ingen kollektiv rättighet)?
• Hur hanteras oorganiserade arbetstagare?
• Hur säkerställs att lönesystemet klarar av att hantera olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan komma att ingå?
• Vad bör man som arbetsgivare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser m.m?
• Hur hanteras överenskommelserna vad gäller uppsägningsregler? Ska det vara möjligt att säga upp en överenskommelse när som helst? Ska en enskild överenskommelse om semester kunna gälla någon annan tid än ett kalenderår i taget?
• Vad händer i övrigt vid en uppsägning av överenskommelsen? Hur ska "återväxling" ske?
• Vad ska gälla vid ledigheter, sjukfrånvaro?
• Har samverkan med andra statliga arbetsgivare genomförts?
• Ska en arbetsgivarpolicy/gemensamma riktlinjer tas fram? Hur ska de i så fall se ut?
• Ska rätten att ingå enskilda överenskommelser delegeras till cheferna och i så fall inom vilka ramar?
• Hur hanterar vi informationen till medarbetarna om konsekvenserna av att ingå enskild överenskommelse exempelvis i förhållande till olika gränsvärden i socialförsäkringssystemet?
• Hur ser kostnadskonsekvensen ut för olika typer av lösningar? Att växla en förmån som inte är pensionsgrundande till exempel lön som är pensionsgrundande innebär högre kostnader för arbetsgivaren.

Regler om bisyssla finns i lagen om offentlig anställning (LOA), anställningsförordningen (AF), högskolelagen (1992:1434) och i andra författningar som gäller statsanställda.

Därutöver finns det regler i de statliga kollektivavtalen. Bisysslor som, för statliga arbetstagare, begränsas i de allmänna bestämmelserna i författningar eller avtal är:

• förtroendeskadliga bisysslor,
• arbetshindrande bisysslor och
• konkurrensbisysslor.

Frågor och svar

Frågor och svar Bisysslor

Vid distansarbete finns en del att tänka på vad gäller exempelvis arbetsmiljö och arbetstider.

Frågor och svar

Frågor och svar Distansarbete

Avtal och skrifter

Avtal om distansarbete