arbetsgivarverket.se

Jobba Statligt

Dokumentcontroller

  • Yrkesroll

    Handläggare/Utredare, offentlig förvaltning

  • Anställning

    Heltid, Tillsvidare

  • Lön

    Fast månads- vecko- eller timlön

  • Publicerad

    13 september

  • Sök jobbet senast

    4 oktober

Om jobbet

Vill du arbeta som Dokumentcontroller i en framtidsbransch? Hos oss på Trafikverket finner du en mängd spännande och intressanta arbetsuppgifter, där du utvecklar och förvaltar infrastruktur och bidrar till att skapa ett tillgängligt Sverige. Vi på Planering jobbar nära den politiska arenan och är huvudingången till Trafikverket för medborgare, näringsliv och samarbetspartners. Tillgänglighet till olika servicetjänster och till oss som myndighet är viktigt. Det ställer bland annat krav på utvecklade e-tjänster och effektiv hantering av ärenden och dokument. Hos oss jobbar du hela tiden med fokus på kunden i en verksamhet som ställs inför nya utmaningar, med stort fokus på digitaliseringens möjligheter för att utveckla olika servicetjänster.



Hos oss på diariecenter får du bred inblick och god kännedom om hela Trafikverkets verksamhet.

Du får ett komplext arbete där du jobbar fokuserat och med en arbetsuppgift i taget. I ditt arbete med att kontrollera och registrera handlingar enligt gällande lagstiftning och regler så säkerställer du att Trafikverket uppfyller sina skyldigheter som myndighet.



Dokumentcontroller


I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Trafikverkets diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt och du har en hög säkerhet- och sekretessmedvetenhet. Du har många kontakter med verksamheten och Trafikverkets intressenter och agerar stöd till verksamheten genom att bland annat:




  • Bedöma och avvikelsehantera ärenden

  • Styra ärenden i flöden

  • Utföra kvalitetskontroller

  • Avsluta och adacta samt återkoppla till kund både internt och externt

  • Uppföljning av handläggningstider och sammanställning av JK-lista

  • Ge service till allmänhet, massmedia och medarbetare genom att ta fram och lämna ut allmänna handlingar.

  • Genomföra en första sekretessprövning av handlingar

  • Utbilda handläggare om regelverket kring Trafikverkets diarieföring

  • Stödja aktuella förvaltningar med förbättringar och utveckling

  • Öppna inkommande post samt preparera den inför skanning

  • Registrera inkomna handlingar/ärenden och fördela till handläggare



I framtiden ser vi en samverkande e-förvaltning där myndighetskontakterna förenklas för medborgare och företag vilket innebär en ökad hantering av automatiska ärendeflöden och självservice.



Vi söker dig som




  • godkänd gymnasieexamen

  • har aktuell erfarenhet som dokumentcontroller/registrator.

  • har goda kunskaper i offentlighetsprincipen.

  • svensk medborgare



Det är meriterande om du




  • har utbildning i offentlighet och sekretess, diarieföring och/eller förvaltningsrätt

  • har kunskap om eller intresse för den pågående digitaliseringen i samhället

  • har erfarenhet av att jobbat i en myndighet med ärendehantering

  • har relevant erfarenhet av att ha arbetat med offentliga handlingar och/eller sekretessbelagda ärenden i ärendehanteringssystem



Som person har du god samarbetsförmåga och arbetar för att hitta lösningar som gynnar alla parter på bästa sätt. Du ser till hela organisationen och delar med dig av den information som behövs för att nå önskade resultat och har god förmåga att arbeta strukturerat efter fastställda rutiner. Du har god kommunikationsförmåga som innebär att du gärna tar kontakt och förmedlar budskap på ett enkelt sätt samt är lyhörd och anpassar din kommunikation till mottagaren. Du har även god problemlösningsförmåga som gör att du identifierar problem och bidrar till lösningar ur ett helhetsperspektiv