arbetsgivarverket.se

Jobba Statligt

Administratör till Avdelningen för ledningsstöd

  • Ort

    Stockholm

  • Yrkesroll

    Planeringskontorist

  • Anställning

    Heltid, Tillsvidare

  • Lön

    Fast månads- vecko- eller timlön

  • Publicerad

    14 augusti

Om jobbet

Administratör till Avdelningen för ledningsstöd
Avdelningen för Ledningsstöd stödjer ledningen och myndigheten i styrnings- och ledningsfrågor. Detta omfattar myndighetsgemensam strategi, verksamhetsplanering och uppföljning, finansiell styrning, ansvar för Sidas process för insatshantering samt prioritering av utvecklingsinitiativ och systemutveckling. Avdelningen har ca 65 medarbetare och består av 4 enheter: IT-enheten, enheten för verksamhetsstyrning, enheten för redovisning och finans, enheten för statistik och enheten för insatshanteringsprocessen.
Vid avdelningen finns även en mindre stab på fyra personer där tjänsten som avdelningsadministratör är placerad.
Din roll är central för hela avdelningen och du kommer aktivt stödja avdelningens chefer och medarbetare med olika administrativa uppgifter kopplade till kompetensförsörjning, planering, ekonomiadministration, internkommunikation m.m. I din roll kommer du samarbeta nära med enhetsadministratör för IT samt avdelningscontroller kring bl.a. kvalitetssäkring

Arbetsuppgifter

. Administrativa uppgifter kopplat till avdelningens uppdrag
. Stöd till avdelningens chefer och medarbetare
. Löpande förbättra och förenkla administrativa arbetsuppgifter
. Ansvar för löpande ekonomiadministration och hantering av fakturor
. Kvalitetssäkra personalrapportering
. Administration (planering, genomförande, uppföljning) av interna och externa möten och konferenser
. Administrativ samordning av avdelningens underlag till Sidas styrelse, verksledning och ledningsgrupp
. Stöd till medarbetarna på avdelningen i ärende- och dokumenthantering
. Bidra och stödja avdelningens interna kommunikation
. Praktisk introduktion av nyanställda och hjälp vid avslut av anställning
. Vara avdelningens kontaktperson för IT
Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning

. Minst motsvarande gymnasiekompetens

Språk

. Mycket goda kunskaper i svenska samt goda kunskaper i engelska
Kompetens och arbetslivserfarenhet
. Minst ett års erfarenhet av att planera, dokumentera och samordna administrativt arbete
. Mycket god IT-vana med erfarenhet från att ha arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system.

Förmågor

. Att vara kvalitetsmedveten, analytisk och resultatinriktad,
. Att ha ett gott självledarskap, på egen hand identifiera behov och uppgifter samt driva dem självständigt,
. Att ha ett genuint intresse av att förbättra och förenkla (administrativa) uppgifter,
. Att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem,
. Att hålla tidsramar för leverans av uppgifter,
. God förmåga att kommunicera internt och externt genom att muntligt och skriftligt förmedla information på ett tydligt och lättbegripligt sätt,
. Serviceförmåga och ha intresse av att hjälpa andra, att kunna arbeta med olika sorters människor och att anpassa sitt sätt efter olika situationer med integriteten i behåll.

Meriter


. Erfarenhet av administrativt arbete på svensk myndighet
. Erfarenhet av att ha arbetat med Palasso, Elektronisk fakturahantering, Dokument- och ärendesystemet 360, Sharepoint och Outlook
. Erfarenhet av videomöten/virtuella möten
. Erfarenhet av att stödja chefer i uppföljnings- och styrningsfrågor
. Erfarenhet från Sida, eller någon av Sidas samarbetsorganisationer

Personliga egenskaper

. För att passa i rollen bör du vara prestigelös, trivas med ett omväxlande arbete och ha en förmåga att snabbt växla mellan olika uppdrag och slutföra uppgifter.

Anställningsvillkor


Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast.
Lön efter överenskommelse. Provanställning tillämpas

Information


Vid kontakt vänligen ange ref.nr 109/19.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Christina Sandberg, 072-143 99 23 eller Anna Nordlander, 076-695 29 41

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Ulrika Sjöström. tfn 08-698 53 74) och Fackförbundet ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 2 september 2019.

Sida välkomnar alla sökande.