"Jag gillar att se när mina medarbetare växer med sina uppdrag"

Det säger Helena Sederström, kommunikationschef på VTI i Linköping. Här delar hon med sig av sina erfarenheter och berättar om sina tankar och funderingar kring sin ledar- och arbetsgivarroll.

Berätta lite om er verksamhet, vad jobbar ni med?
VTI är en uppdragsfinansierad myndighet. Vårt uppdrag är att förse transportsektorn med kunskap och det gör vi tillsammans med våra uppdragsgivare som finns inom hela transportsektorn.

Vad tror du är de viktigaste förutsättningarna för att du ska uppfattas som en tydlig arbetsgivare bland dina medarbetare?
Att jag är konsekvent och att jag behandlar alla lika. Att alla får samma chans att komma till tals och framföra åsikter och att jag tar mitt chefsuppdrag på allvar.

Har dina medarbetare möjlighet att komma med synpunkter på verksamheten och diskutera frågor?
Ja, för mig är det viktigt att ha en process om saker och ting, att alla får tycka till och säga sin mening. Det är viktigt att det finns en dialog om hur saker och ting ska bedrivas så att alla är med på tåget. Men, till slut är det ändå jag som chef som har det sista ordet. Jag brukar få höra att jag är tydlig och rättvis.

Har du någon överenskommelse med någon medarbetare som avviker från det gemensamma?
Nej, inga sådana skrivna överenskommelser om att jobba hemifrån eller på andra tider. Men, ibland jobbar någon av mina medarbetare hemifrån och det är helt ok. Det viktiga är att se till hela verksamhetens bästa.

Har du lönesättande samtal där du tillsammans med medarbetaren bestämmer vad lönesättningen ska gå ut på?
Ja, på VTI har man haft lönesamtal i två år. Jag hade det också på min förra arbetsplats så för mig är det inget nytt, det är naturligt att prata om vad man förväntar sig, vad man presterar och kopplingen till lönen. Jag tycker att lönesamtalen är roliga, även om det kan vara jobbigt ibland när man inte kommer överens eller när man inte förstår varandra.

Vilka är baksidorna av chefsuppdraget?
Det är alla frågor som har med relationer att göra. Till exempel när man måste tillrättavisa en medarbetare för att saker och ting inte fungerar eller om någon är illojal. Det är tråkigt att ha sådana samtal, men det är en del i chefsjobbet och här gäller det att vara ärlig och tydlig. En av de jobbigaste delarna med att vara chef är att säga upp medarbetare. Det är viktigt att dokumentera samtal och diskussioner noggrant så att man har kontroll över situationen. Att involvera personalavdelningen i processen är också nödvändigt, de är proffs på det här och stöttar mig i mitt chefsansvar.

Hur skulle du beskriva en vanlig dag för dig som chef?
Jag brukar vara på jobbet strax efter 7. Det första jag gör är att läsa mejl och pressklipp som har kommit in under natten. Har jag möten är det ofta något som behöver förberedas. Mycket av min tid går åt till att prata med medarbetarna om olika projekt som behöver stämmas av så att man är på rätt spår. Jag tycker det är bra att ha en tät kontakt och jag ser gärna att mina medarbetare kommer till mig med frågor – de är alltid välkomna, min dörr står öppen. Var tredje vecka har vi enhetsmöte och då vi stämmer av de stora dragen. Eftersom jag är pressansvarig så består mina dagar också av rätt många samtal från journalister – det brukar vara två-tre samtal per dag. Jag är också projektledare för VTI:s konferens, Transportforum, som arrangeras i januari varje år. Det och pressarbetet är mina två stora operativa arbetsuppgifter vid sidan av att leda och styra verksamheten.

Hur tycker du det fungerar – kombinationen av operativa arbetsuppgifter och chefsansvaret?
Jag tycker det fungerar bra, jag har hittat en balans i det. Eftersom vi redovisar vår tid på olika projekt så är det lätt att följa upp och jag jobbar ungefär 50 procent med administrativa uppgifter, det vill säga "chefandet", och 50 procent med operativt arbete i olika projekt. I chefandet lägger jag ledningsgruppsmöten, enhetsmöten och planeringsmöten, budgetarbete, lönesamtal, utvecklingssamtal och liknande.

Hur jobbar du med feedback/återkoppling?
Jag ger återkoppling genom strukturerade samtal, men också när man möts spontant i korridorerna. Jag pratar mycket med mina medarbetare och förhoppningsvis upplever de att feedback ges kontinuerligt. Som ny chef gjorde jag klart för dem att jag inte är en chef som står över deras vänstra axel och tittar ner på vad de gör. Men, jag räknar med att alla gör det de ska göra, det vi tillsammans bestämmer och kommer överens om. Kör det ihop sig så finns jag som bollplank.

Hur jobbar ni med kompetensväxling?
Vi har gjort det på ett antal positioner. Det är problematiskt i uppdragsfinansierad verksamhet, vi kan inte ha medarbetare som går parallellt för att bara lära sig, verksamheten bygger på att den måste vara finansierad och våra uppdragsgivare vill inte betala för två resurser när de bara behöver en.

Var hämtar du stöd för att utvecklas i din roll som arbetsgivare?
Jag hämtar mycket stöd i samtal med mina chefskollegor på jobbet. Sen har jag ett nära utbyte och diskussioner med några av mina bästa vänner som också är chefer. Oavsett organisation är det i mångt och mycket samma problem och glädjeämnen man möter. Det handlar om att stämma av så att man tänkt någorlunda rätt och då är det nyttigt att diskutera med chefer som sitter i andra organisationer.

Vi har pratat om vad som är det svåraste med chefsjobbet, det som var lite baksidan. Men, vad är det roligaste?
Det roligaste är när allt vardagsslit och småjobbande resulterar i ett färdigt projekt. När man har gjort ett pressmeddelande tillsammans med andra parter och man får bra gensvar eller när man jobbar med Transportforum och så kommer det 1600 personer och registrerar sig och allt bara flyter på, det är ju jättekul! Och att se när mina medarbetare växer, när de driver saker framåt och engagerar sig för att lösa olika arbetsuppgifter, det tycker jag är stimulerande. Och all kontakt jag har med olika personer – både chefskollegor, medarbetare och media. Jag tror att för att vara en bra chef måste man tycka om människor, det räcker inte med att vara duktig inom sitt område. Det handlar om att se alla människor och deras kompetens och möjligheter.