"Felrädsla är all utvecklings fiende"

Det säger Susanne Wadeborn, enhetschef på Naturhistoriska riksmuseet i Stockholm. Här delar hon med sig av sina erfarenheter och berättar om sina tankar och funderingar kring sin ledar- och arbetsgivarroll.

Du har en lång och en bred erfarenhet av att vara chef - hur ser ditt yrkesliv ut i korthet?
Jag arbetade under 18 år på IKEA, de sista 12 åren ansvarade jag för presskontakter. Jag lärde mig enormt mycket från min tid på Ikea – både yrkesmässigt och om mig som person. Efter 18 år på Ikea flyttade familjen till Jämtland och jag började då arbeta på Jämtlands läns museum som chef för publiksektionen. Jag har också bland annat arbetat på en annonsbyrå innan jag för drygt 11 år sedan kom hit till Naturhistoriska riksmuseet där jag är chef för enheten Publik service. Jag har arbetat som chef i drygt 20 av dessa yrkesår, så jag har en lång och blandad erfarenhet av chefs- och ledarrollen både från den privata sektorn och från statlig verksamhet.

Du kan väl berätta om din verksamhet och din myndighet?
Vi är 270 personer på myndigheten, men exklusive doktorander och gästforskare. Vi är organiserade på tre olika avdelningar, den allra största är forskningsavdelningen, som utgör 80 procent av vår verksamhet. Jag är chef för Publik service som är en del i den publika avdelningen. I den publika avdelningen ingår också Cosmonova och utställningsverksamheten. På min enhet har jag ungefär 40 medarbetare inklusive timanställda. Min personal arbetar i kassan och i informationen, i butiken, i bokningen samt på Cosmonova. På enheten finns också vaktmästare och konferensassistent.

Hur ser en vanlig dag ut för dig?
Det finns inga vanliga dagar, inga dagar går på rutin och är den andra lik. Men, en sak som jag försöker göra varje dag är i alla fall att sitta ner tillsammans med några av mina medarbetare och ta en morgonfika. Då äter vi lite frukost tillsammans och går igenom vad som händer under dagen och ser över bemanningen på de olika stationerna. Några av mina medarbetare kommer tidigt på morgonen och det gör jag också så vi brukar ta en fikapaus runt 8 på morgonen. Arbetstiderna på min enhet är väldigt varierande, några arbetar på timme och några är heltidsanställda, några har flex och några går på schema. Det är i princip omöjligt att samla alla medarbetare på en och samma gång.

Vad är det roligaste i din chefsroll?
Det är ju att man får vara delaktig i verksamheten, att känna att man är med och påverkar. Jag är inte bara en chef som sitter i mitt rum och "chefar på avstånd" utan jag är med i verksamheten och har möjlighet att påverka – det känns inte så långt uppåt i organisationen heller. Jag tycker att man tillåts att prestera och att man blir lyssnad på som chef. Det roliga med att vara chef är ju också att man vara den här ledaren. Jag är en ganska så driftig person och jag vill vara med och påverka och förändra. Men, jag vill inte bara tycka till, jag vill också vara den som drar fram tåget. Det har inget med makt och prestige att göra, men jag skulle nog känna mig väldigt obekväm om jag inte fick vara med och bestämma.

Hur ser du på dina möjligheter att företräda arbetsgivaren gentemot dina medarbetare?
Jag tycker jag har de förutsättningarna. Vi har regelbundna möten där alla chefer är med och det är en bra bas när man sedan går tillbaka till sin egen enhet. På chefsmötena diskuterar vi ofta olika typer av personal- och policyfrågor. Jag har också regelbundna diskussioner med mina närmaste chefskollegor på den publika avdelningen. Jag känner mig delaktig i formandet av arbetsgivarpolitiken och mina åsikter respekteras. Men, jag kan inte säga att jag har 100 procent koll på allt man får eller inte får göra som arbetsgivare, men i de fallen så har jag ett jättebra stöd av personalenheten så det tycker jag aldrig är några problem.

Hur har du jobbat med att förbättra delaktigheten på din enhet?
Våra enhetsmöten hade tidigare en form där jag rapporterade och övriga medarbetare satt och "tog emot", jag upplevde att medarbetarna bara satt av tiden. De förväntade sig att jag skulle ge information och att jag skulle mata dem, men jag tycker att möten ska handla om ett gemensamt ansvar för att ge och ta. Därför införde jag ett roterande ordförandeskap och ett roterande ansvar för att skriva minnesanteckningar. Vi har nu jobbat så här i ungefär fem år och jag tycker det har blivit skillnad. Våra möten fungerar mycket bättre och alla är också mer engagerade i vad som tas upp. I början var det några av mina medarbetare som kände att de inte ville skriva anteckningar och vara ordförande. Någon tyckte att de inte kunde skriva och jag tror de hade lite för höga krav på sig själva, lite prestationsångest, helt enkelt. Men, vi har nu löst det som så att alla som skriver anteckningarna skickar dem till mig för en sista koll innan övriga kollegor i gruppen får ta del av dem. På så sätt kan jag komplettera eller förtydliga vissa uppgifter om det skulle behövas.

Hur ser du på dig själv som chef?
Jag är rak och bestämd. Jag går inte som katten runt het gröt utan jag talar om vad jag ser och vad jag tycker men jag "trampar" inte på någon utan försöker vara ödmjuk. Jag är en delegerande chef och litar på mina medarbetare. Jag anser mig vara prestigelös.

Vad är det svåraste i chefsrollen?
Att ta obekväma beslut, speciellt sådana beslut där jag själv egentligen inte skulle ha tagit det beslutet med hänsyn till mina medarbetare. Men, jag är arbetsgivarrepresentant, jag är ju den förlängda armen, så då ingår det ibland att ta obekväma beslut. Här gäller det ju att kunna motivera och förklara varför besluten tas och vilken effekt man hoppas det har på verksamheten och då är det viktigt att vi chefer säger samma saker till våra respektive medarbetare.

Hur jobbar ni med lönesättning och lönepolitiken?
Vi får en summa pengar att fördela, den får vi egentligen dela ut som vi vill. Då handlar det ju om att fördela ut den på ett bra och rättvist sätt. Vi har lönesamtal med medarbetarna innan förhandlingarna påbörjas. Tillsammans med mina chefskollegor diskuterar vi principerna för lönesättning. Vi utgår från en lönepolicy för att ha som stöd när vi sätter lön. Jag brukar bland annat kolla om det är någon som har utmärkt sig på ett positivt sätt och om någon tagit på sig mer eller svårare arbetsuppgifter. Just det här med att värdera olika medarbetare kan ju vara jättesvårt och särskilt när alla utför likadana uppgifter, mina medarbetare roterar ju också mellan olika arbetsuppgifter. Men här handlar det också om att se och värdera andra kriterier, som till exempel inställning till olika uppgifter och vilken servicegrad medarbetaren har. Vi har inte lönesättande samtal idag, vi pratar om att vi så småningom ska gå över till det. Men, dessförinnan måste vi chefer vara på det klara med vad det är vi kan erbjuda, kan vi erbjuda något annat än lön, kanske kan vi erbjuda mer semester, andra eller flexiblare arbetstider? Vi måste ju veta vad vi har på smörgåsbordet och sedan en annan jätteviktig sak: vi måste få utbildning i lönesättande samtal - både vi chefer och alla medarbetare. Vi har konstaterat att detta inte är så lätt utan vi måste fundera ett par vändor. Men det kommer nog framöver, det tror jag, så pass nära är vi.

Skulle du vilja ha mer ansvar än du har idag?
Ja, jag känner ibland att jag skulle vilja vara med delaktig i de strategiska besluten, jag kan ju komma med input och så, men jag känner att jag skulle vilja vara mer involverad i de övergripande diskussionerna.

När du började din anställning som chef här, fick du någon introduktion till chefsrollen?
Nej, det fanns ingen sådan introduktion eller utbildning för chefer då. Idag finns det och det är bra. Men, när jag började så fick man treva sig fram lite i början och fråga sina chefskollegor hur de löste olika delar. Jag tror det är bra om det finns någon övergripande introduktion till vad det innebär att ha en chefs- och arbetsgivarroll så att det blir tydligt från början vilka rättigheter och skyldigheter man har som chef så att alla chefer på myndigheten får en gemensam bas att stå på.

Om du behöver stöd i din roll som arbetsgivare, var hämtar du den?
Personalenheten, men det handlar nog mycket eller beror nog mycket på relationen jag har med den personen. Sen så känner jag att jag kanske skulle vara mycket mer vilsen om jag var yngre och kanske ny som chef. Nu har jag ju en lång erfarenhet både som chef, men också från olika arbetsplatser och det är bra. Jag har jobbat i den kommersiella världen, i det kulturella och i den statliga. Jag har lärt mig jättemycket på vägen. Jag känner mig aldrig nertrampad, jag vet vad jag kan och vilka befogenheter jag har.

Har du något motto som chef?
Jag brukar säga att felrädsla är all utvecklings fiende, det var något jag lärde mig under min tid på IKEA. Du ska aldrig vara rädd för att göra fel, gör dina fel så lär du dig istället i vilken riktning du ska gå. Du har full rättighet att göra fel bara du har förmåga att rätta till dem. Alla kan göra fel.