"Att vara chef på distans handlar om att vara systematisk och ha ett stort intresse för medarbetarna"

Det säger Gunilla Tosteby, chef för enheten Ekonomisk projektgranskning på ESF-rådet i Falun. Här delar hon med sig av sina erfarenheter och berättar om sina tankar och funderingar kring sin ledar- och arbetsgivarroll.

Berätta lite om ESF-rådet - var finns ni och vad gör ni?
Svenska ESF-rådet har som uppgift att förvalta Integrationsfonden och Socialfonden i Sverige. Myndigheten har cirka 130 medarbetare fördelade på åtta regionkontor runtom i landet. Huvudkontoret finns både i Stockholm och i Falun. Den enhet jag är chef över heter Ekonomisk projektgranskning och vi är spridda på fem av dessa kontor. Jag har 11 medarbetare på kontoret här i Falun, 3 medarbetare som sitter i Stockholm, 3 i Örebro, 4 i Göteborg och 7 i Malmö. Totalt ansvarar jag för 28 medarbetare och alla är ekonomer som arbetar med granskningar, revisioner och utbetalningar av fondmedel. Till min hjälp har jag också en biträdande chef som finns i Malmö och som har det direkta personalansvaret för medarbetarna i Malmö och Göteborg. Jag kom till ESF-rådet 2001 som samordnare och sedan 2007 är jag chef för den här enheten som jag då fick förmånen att bygga upp och utveckla. Det har varit både spännande och utvecklande att forma en ny enhet och att bygga upp något helt nytt! Vi har under de här tre åren växt från 18 medarbetare till 28 som vi är idag. En av de tuffaste bitarna har varit att jobba för att få mer resurser, att företräda enhetens behov och tydliggöra för ledningen att vi måste få rekrytera för att klara av våra mål och vårt uppdrag.

Kan du lyfta fram tre saker som är kännetecknande för en chef i statlig verksamhet?
Som chef i staten deltar man i och bidrar till samhällsutvecklingen. Det blir extra tydligt för oss här på ESF-rådet eftersom vi arbetar med att finansiera projekt där målsättningen är att resultatet på längre sikt ska påverka strukturer i samhället. Som chef i staten har man också ett förtroende att hantera skattepengar och det är därför viktigt att man gör det på ett korrekt och pålitligt sätt. En tredje sak som jag gärna vill lyfta fram är medborgarperspektivet. Vi ska ge god service och underlätta för medborgaren vid mötet med oss som myndighet. Det är en stor utmaning då vår verksamhet omgärdas av ett ganska komplicerat regelverk.

Hur gör man som chef när man har sina medarbetare spridda på så många orter?
För det första så krävs det att man inte ser det som något problem och för det andra så tror jag att man måste vara strukturerad och planerad när det gäller information, kommunikation och dialog. Att ha framförhållning och vara systematisk är nyckeln till framgång för ett chefskap på distans. Vi har tre tillfällen per år då vi alla ses. De här mötena planeras in årsvis och i god tid så att alla har möjlighet att delta. Träffarna är väldigt viktiga för bland annat enhetskänslan och gruppdynamiken. Varannan vecka har vi telefonmöten där hela gruppen deltar och dessutom har respektive kontor möten varje vecka och jag försöker vara på plats på så många som möjligt av dessa. Varje vecka skriver jag också ett veckobrev som jag skickar via mejl. Där berättar jag bland annat om aktuella frågor och hur den kommande veckan ser ut, nya rutiner och semester-/resursplanering. Frågor som behöver förankras eller diskuteras lite djupare tar vi på våra kontorsmöten eller telefonmöten. Som komplement till detta så har varje enhet också en egen sida på intranätet där vi publicerar information. Vid sidan av de här formaliserade mötena så har jag också en tät kontakt med alla mina medarbetare via mejl och telefon där jag försöker vara tillgänglig så mycket det går.

Hur möts ni chefer på ESF-rådet?
ESF-rådet har en chefsgrupp där alla chefer deltar. Totalt är vi femton chefer som träffas på tvådagars-möten en gång i månaden. Som ett komplement finns också ett GD-råd, som fungerar som en rådgivande grupp till vår GD. GD-rådet är inte beslutande, men här handlar det om att diskutera frågor som vår GD vill fördjupa sig i och få råd och stöd kring. GD väljer själv ut vilka som ska sitta i GD-rådet och totalt är det sex chefer som finns med i den här gruppen varav jag är en.

Vilka utmaningar ser du framför dig de kommande åren?
En utmaning är att vårt uppdrag gäller för en programperiod. Därefter vet vi inte med säkerhet om vi får förnyade uppdrag. Perioden är på sex år och då får vi en finansplan för dessa år. Den nuvarande perioden pågår mellan 2007 och 2013. Utmaningen här är dels att motivera och engagera medarbetarna under dessa förutsättningar, dels att visa för uppdragsgivaren vi är den myndighet som är mest lämpad att ta hand om uppdraget. En annan parameter är att kommissionen ställer krav på att pengarna måste omsättas i en viss takt. Utmaningen här ligger i att vi har den utbetalningstakt som krävs. Det här är något vi arbetat intensivt med för att förändra arbetssättet, effektivisera och hitta metoder som gör att vi kan öka vår utbetalningstakt. Nu kan vi se resultatet av det.

På vilket sätt bidrar du som chef till att dina medarbetare känner engagemang och åstadkommer resultat?
Jag tror på lagarbete, det är en viktig del i mitt ledarskap. Jag har i min ungdom spelat basket och också varit baskettränare under en period, så jag vet att lagarbete är viktigt för att nå målen. Jag är en optimist och utgångspunkten är alltid att vi klarar våra uppdrag och då tror jag också det är lättare att få med medarbetarna. Det finns alltid vissa problem i en verksamhet, men vi måste också lära av dem och se hur vi kan utveckla arbetssättet och metoder för att komma vidare. Att peppa medarbetarna och prata med dem är också viktigt. Jag jobbar mycket med att tydliggöra målsättningar och visar och bekräftar när vi klarat våra mål. Min roll som chef är att skapa förutsättningar för att de ska göra ett bra jobb och undanröja hinder. De gör sedan jobbet bäst, de kan det här.

Var hämtar du kraft i din arbetsgivarroll?
Internt så är det främst vår personalstrateg som ger mig mycket stöd och uppmuntran. Det handlar inte bara om rena sakfrågor, det är också ett mentalt stöd inför till exempel svåra samtal. Min ställföreträdare är också ett viktigt stöd för mig. Med honom kan jag vara helt öppen och tillsammans bollar vi idéer och tankar. Jag har också ett bra stöd i ett nätverk som jag är med i. Det är ett nätverk för kvinnliga statliga chefer som är relativt nystartat. Nätverket träffas regelbundet hos varandra och får en inblick i varandras verksamheter. I nätverket delar vi svårigheter, erfarenheter och utmaningar och det fantastiska är att det ofta visar sig att man inte alls är ensam om ett problem, och att man här kan få det stöd och råd man behöver för att gå vidare.

Vad är det svåra i chefsrollen?
Det är nog när man har begränsade resurser vilket gör det tufft och svårt att driva en verksamhet med gott resultat. Som chef måste jag hela tiden ligga steget före, fundera på hur vi kan hitta nya vägar och vad som kan göras annorlunda.

Om du skulle ge några råd till en person som ska påbörja en tjänst som chef på distans, vad skulle du säga?
Först och främst måste du vara intresserad och ha en vilja, det är utgångspunkten för att man ska orka med och nå framgång. Många frågar mig hur jag orkar med allt resande, men min inställning måste vara att det inte är ett problem att resa. Jag tycker att det finns en hel del positivt med resandet som det gäller att fokusera på – jag får till exempel arbetsro på tåget och på hotellrummet och jag får också tid att träna. Jag tycker det här är kul! Jag har duktiga och engagerade medarbetare och ett roligt jobb, jag ser det inte som ett hinder. Struktur och systematik är andra viktiga delar. Att ha förmåga att planera och organisera arbetet och verksamheten, det är superviktigt. Som chef, oavsett om du är chef på distans eller inte, måste du också vara tillgänglig. Mitt mål är att vara tillgänglig, kanske inte alltid genom att vara på plats, men genom att svara på telefon och mejl. Att vara närvarande och att vara engagerad i det dagliga arbetet, att lyssna och förstå och sätta sig in i de aktuella frågorna. Jag slår gärna en signal och kollar hur arbetet går eller hur de haft det under semestern. Det kanske kan uppfattas som småsaker, men för mig är de viktiga i sammanhanget. Att vara chef på distans handlar om intresse och engagemang.

Det här är din första chefstjänst. Vilken egenskap som chef har du utvecklat mest under den här tiden?
Det handlar nog mycket om min egen inställning till saker och ting, man vänjer sig helt enkelt vid tuffa situationer och svåra samtal. Man får en förmåga att möta svåra problem som man kan hålla sig lite kall till och hantera på ett bra sätt, något jag definitivt inte gjorde för tre år sedan. Det har med erfarenhet att göra. Man kanske får ett slags pansar, men man får akta sig så att det inte blir för stort för då finns risken att man tappar den mänskliga sidan av sitt chefskap. Jag tycker att dialogen är en viktig del av ledarskapet, du måste prata med medarbetarna, inte bara om jobbrelaterade saker utan också ha lite koll på livet vid sidan av jobbet. Det här är ju egentligen inget konstigt, som chef måste du vara intresserad av människor och då blir också dialogen och samtalet en naturlig del av ledarskapet.

Avslutningsvis - vad är det roligaste med att vara chef?
Det roligaste är att se hur medarbetarna växer, tar initiativ och utvecklas i sina roller. Det gör mig väldigt stolt och glad.